![\"Backup-Speicher](\"https://cdn.recent.digital/uploads/Backup_Speicher_bei_recent_0e05d22986.jpg\")
In diesem Artikel erfahren Sie, warum Backups die höchste Priorität in Ihrem Unternehmen haben sollten. Bei Backups lassen sich keine Kompromisse machen.
\n","description":"Wichtig ist die Datensicherung von der Archivierung klar abzugrenzen. Eine Archivierung entspricht anderen rechtlichen und regulatorischen Notwendigkeiten der Aufbewahrung. Mit einer Archivierung schaffen Sie Speicherplatz in Mail-Archiven, auf Ihrem Datenträger und sorgen für ein besseres Handling Ihrer Dokumente durch Suchmöglichkeiten.
\nIn Gegensatz dazu ist eine Datensicherung ein elementarer Baustein für den Betrieb von IT-Systemen und für die Bewahrung eines Unternehmens. Jedes Unternehmen arbeitet mit digitalen Daten, Dokumenten in Datenbanken und speichert Informationen. Auf einige kann man verzichten, andere sind absolut lebensnotwendig. Insbesondere im digitalen Handel müssen Bestellungen bedient werden. In Artikelpflege sind unzählige Wochen Arbeit geflossen, bis ein zuverlässiger Datensatz entstanden ist.
\nBei einer Datensicherung handelt es sich um eine Kopie von Informationen (Ihren Daten), die es erlaubt, bei Verlust oder Änderung, und für Migrationszwecke den gesicherten (kopierten) Stand der Informationen wiederherzustellen.
\n"Ein Backup ist die wichtigste Hilfe, die im Zweifel über Gedeih und Verderb eines Unternehmens entscheidet."
\nypische Anwendungsfälle für die Notwendigkeit eines Backups sind: Defekte von Speichermedien, Verlust von Geräten, versehentliches Löschen von Daten, Erstellen von Test-Systemen und Wiederherstellen von Daten, die durch “Hacker” verschlüsselt wurden.
\nKosten fallen zunächst für die Speichermedien an. Dabei handelt es sich um mobile Festplatten, lokale Speichersysteme wie NAS-Systeme oder, wenn es bevorzugt wird oder verpflichtend ist, Magnetband-Systeme.
\nWeiterhin sind die Kosten für Software oder Dienste zu berücksichtigen. Hierbei mietet man entweder eine Lösung für einen monatlichen Betrag oder erwirbt jedes Jahr eine neue Lizenz. Je nachdem, welche Systeme oder Daten gesichert werden sollen, müssen unterschiedliche Software oder Dienste gekauft oder gemietet werden. Dabei sollten Sie unbedingt auf die genauen Lizenzbedingungen achten. Lizenzbedingungen bei Backup-Diensten arbeiten oft mit Punkten oder Sicherungspunkten, wodurch ein Vergleich nicht einfach und übersichtlich ist.
\nDefinitiv fallen kosten für externen Speicherplatz an. Wir empfehlen jedem, Speicherplatz in der Cloud zu betreiben. Klassische Beispiele für solche Speicher sind Google-Drive, One-Drive, Dropbox und andere. Die sind einfach zu verwenden, kostengünstig und bieten ausreichend Platz auch für große Datenmengen. Sie sollten niemals Sicherungen auf Ihrem produktiven Webspace ablegen, auf dem auch Ihre Webseite oder der Shop laufen. Ist der Webspace nicht verfügbar, so ist auch die Sicherheitskopie nicht verfügbar.
\nUnser Ansatz ist es eine Software-Lösung anzubieten, die sowohl eine sehr professionelle Sicherungssoftware ist, heißt verschlüsselt, komprimiert, automatisiert und überwacht, als auch den Speicherplatz für viele Sicherungs-Versionen bietet. Dabei wir nur der reine Speicherplatz (also z.B. die Größe der Festplatte C) als Bemessung verwendet, nicht der für die Backups verbrauchte Speicherplatz. Wir lösen das über Deduplizierung. Trotz eines Preises für 19 EUR je 100GB, können wir zehn Tages-Sicherungen, Ein-Wochen-Sicherungen, Ein-Monats-Sicherungen sowie Ein-Jahres-Sicherungen anbieten.
\nAbhängig vom Umfang eines Backup-Konzepts werden die Vorgänge ziemlich komplex.
\nDarüber hinaus gibt es keine echten Nachteile.
\nFür die Speichermedien die 3-2-1 Regel einhalten.
\n\n\nErklärung 3-2-1-Regel
\nDie 3-2-1-Backup-Strategie besteht darin, von den zu schützenden Daten drei Kopien zu erstellen, die Kopien auf zwei verschiedenen Arten von Speichermedien zu speichern und eine Kopie der Daten an einen externen Standort zu schicken.
\n
Sie haben kaum Überblick über Ihre wichtigsten Geschäftsdokumente und wissen nicht, wie Sie sie am besten aufbewahren und organisieren können?
\n","description":"Anders als bei der klassischen Datensicherung, ist die Archivierung das Speichern von Daten und Dokumenten für einen längeren Zeitraum, der teilweise von Gesetzgebern festgelegt wird (in der Regel 6 bis 10 Jahre). Ferner werden die Dokumente revisionssicher archiviert und gleichzeitig indiziert sowie zentralisiert, damit sie auch nach längerer Zeit schnell wiedergefunden werden können. Der Zweck der Archivierung ist also, wichtige Geschäftsdokumente zuverlässig und gleichzeitig leicht zugänglich aufbewahrt werden. Dies bringt Ihnen weitere Vorteile bei anfallenden Terminen, wie z.B. Prüfungen oder Audits.
\nDie Kosten hängen von einigen Faktoren ab:
\nWichtig ist hierbei, dass klar ist, welche Daten archiviert werden. Falls Sie mit Datev Unternehmen Online arbeiten, findet hier in dem Belegservice bereits ein guter Teil Ihrer Archivierung statt.
\nWeitere Dienstleister machen ihre monatlichen Kosten in der Regel von der Anzahl der Belege und/oder der Anzahl an Usern abhängig.
\nEs besteht ebenso die Möglichkeit, ältere in reiner Papierform vorliegende Akten komplett von einem Dienstleister digitalisieren zu lassen. Die Kosten hier richten sich ebenfalls nach der Anzahl der Dokumente.
\nDie Archivierung von E-Mails ist dabei recht günstig. Wir reden von ca. 5 Euro pro Benutzer pro 50 GB im Monat. Also landet man bei einer gesetzlichen Archivierung von 10 Jahren bei ca. 600 Euro pro Benutzer.
\nEine gute Dokumenten-Archivierungslösung hat viele Vorteile. Zum einen verringert sie den Bedarf an manueller Arbeit für die sichere Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten und Rechnungen. Dies spart Kosten und schont Ressourcen. Ferner bauen viele Lösungen Indizes auf, die das Finden von Dokumenten deutlich vereinfachen. Ebenso erfüllt eine gute Archivierungs-Lösung alle relevanten rechtlichen Anforderungen an die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Datenverarbeitung). Dies ist insbesondere für Unternehmen von Bedeutung, die sich an die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) zu halten haben. Auch Migrationen von Buchhaltungs- oder E-Mail-Systemen können mit einer guten Archivierungs-Lösung deutlich vereinfacht werden. Datenverluste durch Defekte oder Cyber-Attacken werden reduziert oder sogar verhindert, weil revisionssichere Daten von Angreifern nicht verschlüsselt werden können. Insgesamt kann man also sagen, dass eine gute Archivierungs-Lösung viele Vorteile bietet und Unternehmen bei der Erfüllung ihrer rechtlichen Anforderungen unterstützt. Sie ermöglicht es, Kosten zu sparen und Ressourcen zu schonen sowie Datenschutz und Sicherheit der eigenen Systeme zu verbessern.
\nEs gibt viele Risiken, die entstehen können, wenn Sie Ihre Dokumentenarchivierung nicht richtig durchführen. Ohne eine automatische Archivierung können Belege versehentlich unwiderrufbar gelöscht werden. Es besteht auch die Gefahr, dass wichtige Informationen oder Dokumente aufgrund eines Hardwaredefekts oder Unfalls (Naturkatastrophen, Vandalismus) nicht mehr zugänglich sind. Ein weiteres Problem ist, dass man schnell eine Steuerprüfung bekommt und dann Probleme bekommen kann, wenn man keine ordnungsgemäße Archivierung betreibt. Einige Versicherungsgesellschaften fordern von Unternehmen ein Archivierungskonzept. Dieses Konzept legt fest, welche Richtlinien und Verfahren für die Aufbewahrung und den Schutz von Daten gelten sollten. So müssen Unternehmen nach einer Norm sicherstellen, dass alle ihre Daten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden - andernfalls können sie für einen Schaden haftbar gemacht werden. Außerdem muss es einfach sein, die Dokumente zu finden und zu verwalten - andernfalls ist es schwierig, im Fall einer Steuerprüfung vorbereitet zu sein. Es ist daher entscheidend, dass Unternehmen die Art und Weise berücksichtigen, wie sie ihre Daten archivieren. Investitionen in ein modernes Archivierungssystem kann helfen, die Kontrolle über Ihre Datenbestände zu behalten und gleichzeitig den Zeitaufwand für die Erstellung des Archivierungskonzepts und die Einhaltung der geltenden Bestimmungen zu minimieren.
\nPrinzipiell sollten Sie auf eine Lösung setzen, die Sie auch im Notfall selbstständig bedienen können. Bei selbst betriebenen Lösungen sollten also die Kompetenzen stets in Ihrem Unternehmen vorhanden sein.
\nMachen Sie sich bei der Einführung des Systems einen Überblick und erstellen Sie ein Konzept der zu archivierenden Dokumente, das in Ihr allgemeines Backup-Konzept gut integriert wird. Das gibt Ihnen ein gutes Gefühl über die aktuelle Struktur und kann zudem überflüssige Kosten für unnötige Archivierungs-Volumen reduzieren.
\nWie zuvor schon erwähnt, muss Ihre Archivierungs-Lösung natürlich GoBD-konform sein.
\n","image":{"class":"","src":{"thumbnail":"https://cdn.recent.digital/uploads/thumbnail_ratgeber_archivierung_preview_f89d9d0ebb.webp","small":"https://cdn.recent.digital/uploads/small_ratgeber_archivierung_preview_f89d9d0ebb.webp","medium":"https://cdn.recent.digital/uploads/medium_ratgeber_archivierung_preview_f89d9d0ebb.webp","large":"https://cdn.recent.digital/uploads/large_ratgeber_archivierung_preview_f89d9d0ebb.webp","original":"https://cdn.recent.digital/uploads/ratgeber_archivierung_preview_f89d9d0ebb.webp"},"title":"Archivierung - Ein kurzer Einstieg"},"slug":"/info/dokumenten-archivierung-einstieg/","seoURL":"info/dokumenten-archivierung-einstieg","author":{},"linkText":"Mehr erfahren"},{"title":"Das Große Backup-Glossar","createdAt":"2024-05-06T14:12:39.951Z","updatedAt":"2026-02-04T01:49:13.791Z","publishedAt":"2026-02-04T01:49:15.487Z","short_description":"Fachbegriffe rund um das Thema Datensicherung, Disaster-Recovery und Wiederherstellung.
\n","description":"Eine Sicherungskopie von Daten, um diese im Falle eines Verlusts oder Schadens wiederherstellen zu können.
\nEine Backup-Methode, bei der nur die Daten gesichert werden, die seit dem letzten Backup geändert wurden.
\nEine Backup-Methode, bei der alle Daten vollständig gesichert werden, unabhängig davon, ob sie seit dem letzten Backup geändert wurden.
\nEine Backup-Methode, bei der alle Daten gesichert werden, die seit dem letzten Full Backup geändert wurden.
\nEin Backup, das an einem anderen Ort als dem Original gespeichert wird, um es vor Naturkatastrophen oder Diebstahl zu schützen.
\nEin Backup, das in einer Cloud-basierten Lösung gespeichert wird, um es von überall auf der Welt abrufen zu können.
\nDie Zeit, die benötigt wird, um die Daten nach einem Ausfall wiederherzustellen.
\nDer Zeitpunkt, bis zu dem die Daten im Falle eines Ausfalls wiederhergestellt werden sollen.
\nEin Backup, das auf Bandmedien wie LTO oder DLT gespeichert wird.
\nEin Backup, das eine exakte Kopie des Original-Systems erstellt, inklusive aller installierten Anwendungen und Einstellungen.
\nVerschlüsselung von Backup-Daten, um sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
\nEine Software, die das Erstellen und Verwalten von Backups ermöglicht.
\nEin Plan, der die Art, Häufigkeit und Dauer von Backups sowie die Methode zur Wiederherstellung von Daten festlegt.
\nDas Testen der Backup-Daten, um sicherzustellen, dass sie korrekt wiederhergestellt werden können.
\nEin Prozess, der die Wiederherstellung von Daten und Systemen nach einem Notfall sicherstellt, indem eine Backup-Strategie und -Technologie verwendet wird.
\nEine Backup-Technik, bei der Daten in Echtzeit auf ein separates Laufwerk oder eine separate Partition kopiert werden.
\nEine Backup-Technik, bei der ein Abbild des Datenträgers zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt wird.
\nEin Netzwerkgerät, das als Speichermedium für Backups verwendet werden kann.
\nEin spezielles Netzwerk, das die Verwaltung von großen Datenmengen ermöglicht, einschließlich Backups.
\nEine Backup-Technik, bei der doppelte Daten erkannt und nur einmal gesichert werden, um Speicherplatz zu sparen.
\nEine Backup-Technik, bei der die Daten vor dem Backup komprimiert werden, um Speicherplatz zu sparen.
\nEine Backup-Technik, bei der Daten an einen anderen Standort repliziert werden, um sie vor Katastrophen zu schützen.
\nEine Backup-Technik, bei der Daten auf ein externes Festplattenlaufwerk oder ein NAS-System gesichert werden.
\nWir sichern einfach das gesamte System. Anstatt einen großen Speicherplatz zu bezahlen, zahlen Sie lediglich die Größe des Systems. Unabhängig vom Speicherplatz, den die Datensicherungen verbrauchen.
\n","description":"Sobald die Backup-Software installiert ist, wird automatisch das Backup-Konzept auf Ihr System angewendet. Die Software führt die Sicherung automatisch aus.\nGleichzeitig wird die Erstellung der Sicherungen überwacht und Fehler gemeldet, sodass wir schnell reagieren können.
\nBerechnet wird Ihnen nur die Größe der Sicherung selbst. Damit wird der Speicher, den Sie für die Aufbewahrung der insgesamt 41 Sicherungen nicht extra berechnet.\nEine 250 Gigabyte großes System, wird trotzdem 41 Mal gesichert. Wir bewahren also wirklich alle Versionen auf.
\nWir setzen auf ein komplexes System aus De-Duplizierung, Komprimierung und erzeugen synthetische Vollbackups. Damit können wir den Speicherverbrauch reduzieren. Gleichzeitig rechnen wir mit einer maximalen Änderungsquote von ca. 15%.\nSollten Sie also jeden Tag 100% Ihrer Daten ändern, müssen wir deutlich mehr speichern.
\n
Jeden Tag wird eine Vollsicherung erstellt und für 30 Tage aufbewahrt.\nJeden Monat wird eine Vollsicherung erstellt und für 12 Monate aufbewahrt.
\nSie können also die letzten 30 Tage wiederherstellen oder jeden Monat.\n![\"Backup-Generationen](\"https://cdn.recent.digital/uploads/Backup_Generationen_bei_recent_3cbca0b09b.jpg\")
Unsere 3-2-1 Regel hat ein weiteres externes Sicherungsziel. Damit erhöhen wir die Ausfallsicherheit und damit die Verfügbarkeit Ihrer Datensicherungen. \nObwohl Rechenzentren so ausgelegt sind, dass auch im Brandfall Daten geschützt und erhalten bleiben, sind wir vielleicht etwas vorsichtiger und speichern noch zusätzlich in einem weiteren Rechenzentrum.
\nDamit speichern wir Ihre Daten: In 2 Rechenzentren und zwar 2 Mal pro Rechenzentrum.
\n![\"Backup-3-2-1-regel](\"https://cdn.recent.digital/uploads/Backup_3_2_1_regel_bei_recent_DE_bd6c76601b.jpg\")
Alle Sicherungen werden lokal auf Ihren Systemen verschlüsselt. Damit sind die Daten nicht mehr einsehbar, wenn Sie in unserer Cloud ankommen.\nDamit die Daten auch ihre Integrität behalten, werden alle Sicherungen mit einem Schreibschutz versehen. Sie können also nicht gelöscht werden.
\n\n\nBei der Installation übergeben wir Ihnen ein Wiederherstellungs-Passwort. Wir speichern dieses Passwort nicht. Ohne dieses Passwort hat niemand Zugriff auf Ihre Datensicherungen.
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![\"Backup-verschlüsselt](\"https://cdn.recent.digital/uploads/Backup_verschluesselt_bei_recent_DE_1ad89579e2.jpg\")
In diesem Artikel erfahren Sie, warum Backups die höchste Priorität in Ihrem Unternehmen haben sollten. Bei Backups lassen sich keine Kompromisse machen.
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\nIn Gegensatz dazu ist eine Datensicherung ein elementarer Baustein für den Betrieb von IT-Systemen und für die Bewahrung eines Unternehmens. Jedes Unternehmen arbeitet mit digitalen Daten, Dokumenten in Datenbanken und speichert Informationen. Auf einige kann man verzichten, andere sind absolut lebensnotwendig. Insbesondere im digitalen Handel müssen Bestellungen bedient werden. In Artikelpflege sind unzählige Wochen Arbeit geflossen, bis ein zuverlässiger Datensatz entstanden ist.
\nBei einer Datensicherung handelt es sich um eine Kopie von Informationen (Ihren Daten), die es erlaubt, bei Verlust oder Änderung, und für Migrationszwecke den gesicherten (kopierten) Stand der Informationen wiederherzustellen.
\n"Ein Backup ist die wichtigste Hilfe, die im Zweifel über Gedeih und Verderb eines Unternehmens entscheidet."
\nypische Anwendungsfälle für die Notwendigkeit eines Backups sind: Defekte von Speichermedien, Verlust von Geräten, versehentliches Löschen von Daten, Erstellen von Test-Systemen und Wiederherstellen von Daten, die durch “Hacker” verschlüsselt wurden.
\nKosten fallen zunächst für die Speichermedien an. Dabei handelt es sich um mobile Festplatten, lokale Speichersysteme wie NAS-Systeme oder, wenn es bevorzugt wird oder verpflichtend ist, Magnetband-Systeme.
\nWeiterhin sind die Kosten für Software oder Dienste zu berücksichtigen. Hierbei mietet man entweder eine Lösung für einen monatlichen Betrag oder erwirbt jedes Jahr eine neue Lizenz. Je nachdem, welche Systeme oder Daten gesichert werden sollen, müssen unterschiedliche Software oder Dienste gekauft oder gemietet werden. Dabei sollten Sie unbedingt auf die genauen Lizenzbedingungen achten. Lizenzbedingungen bei Backup-Diensten arbeiten oft mit Punkten oder Sicherungspunkten, wodurch ein Vergleich nicht einfach und übersichtlich ist.
\nDefinitiv fallen kosten für externen Speicherplatz an. Wir empfehlen jedem, Speicherplatz in der Cloud zu betreiben. Klassische Beispiele für solche Speicher sind Google-Drive, One-Drive, Dropbox und andere. Die sind einfach zu verwenden, kostengünstig und bieten ausreichend Platz auch für große Datenmengen. Sie sollten niemals Sicherungen auf Ihrem produktiven Webspace ablegen, auf dem auch Ihre Webseite oder der Shop laufen. Ist der Webspace nicht verfügbar, so ist auch die Sicherheitskopie nicht verfügbar.
\nUnser Ansatz ist es eine Software-Lösung anzubieten, die sowohl eine sehr professionelle Sicherungssoftware ist, heißt verschlüsselt, komprimiert, automatisiert und überwacht, als auch den Speicherplatz für viele Sicherungs-Versionen bietet. Dabei wir nur der reine Speicherplatz (also z.B. die Größe der Festplatte C) als Bemessung verwendet, nicht der für die Backups verbrauchte Speicherplatz. Wir lösen das über Deduplizierung. Trotz eines Preises für 19 EUR je 100GB, können wir zehn Tages-Sicherungen, Ein-Wochen-Sicherungen, Ein-Monats-Sicherungen sowie Ein-Jahres-Sicherungen anbieten.
\nAbhängig vom Umfang eines Backup-Konzepts werden die Vorgänge ziemlich komplex.
\nDarüber hinaus gibt es keine echten Nachteile.
\nFür die Speichermedien die 3-2-1 Regel einhalten.
\n\n\nErklärung 3-2-1-Regel
\nDie 3-2-1-Backup-Strategie besteht darin, von den zu schützenden Daten drei Kopien zu erstellen, die Kopien auf zwei verschiedenen Arten von Speichermedien zu speichern und eine Kopie der Daten an einen externen Standort zu schicken.
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