Digitale Telefonie - ein kurzer Einstieg

Was ist digitale Telefonie?

Digitale Telefonie kann von jedem Gerät mit einem Internetanschluss verwendet werden. Sie ermöglicht es Ihnen, VoIP-Anrufe zu tätigen und zu empfangen. Das Voice Over Internet Protocol, weltweit als VoIP bekannt, wird für die Übertragung des Sprachverkehrs per Internet verwendet. Ausschlaggebend dafür ist die hohe Übertragungskapazität, die es ermöglicht, Sprache und Daten gleichzeitig zu übertragen.

Diese Form der Telefonie gibt es seit Ende der 1990er-Jahre, hat sich aber aufgrund verbesserter Sprachqualität und der Ausbreitung des Internets, erst in den letzten zehn Jahren bei der breiten Masse etabliert. Die digitale Telefonie hat sich zur am weitesten verbreiteten Form der Kommunikation in Unternehmen entwickelt. Durch sie wurden herkömmlichen Telefonsysteme und speziell analoge Telefonleitungen weitestgehend ersetzt.

Diese Telefonie ermöglicht im Gegensatz zu analogen Anschlüssen die Nutzung verschiedener Geräte wie Smartphones, Computer oder Tablets. Dank der verwendeten Internet-Protokolle wird die Konvergenz mehrerer Systeme zu einem ermöglicht. Mitarbeiter können ein digitales Telefonie-Tool verwenden, wodurch die Kommunikation des Unternehmens vereinheitlicht wird.

Letztlich handelt es sich um eine virtuelle Telefonanlage, deren Möglichkeiten ungleich vielfältiger als die einer “normalen” Telefonanlage sind. Mit VOIP-Telefonen können Ihre Mitarbeiter wie bisher vom Festnetzanschluss gewohnt, aber in weitaus besserer digitaler Qualität, telefonieren.

Kosten der digitalen Telefonie

Wie auch bei üblichen Telefonanlagen sind die Kosten unterschiedlicher Natur und lassen sich nur bedingt pauschal aufführen. Wesentlich ist die Anzahl der Anschlüsse und ihrer Leistungsfähigkeit, die Einfluss auf die Kosten haben. Auch Flatrates in alle Netze schlagen sich im Preis nieder. Als grober Anhaltspunkt lässt sich ein monatlicher Preis pro Nutzer mit 15,00 EUR nennen. Dies gilt zusätzlich für das Mobilnetz.

Vorteile und Chancen

Neben dem Kostenvorteil bietet die digitale Telefonie eine hohe Flexibilität für Sie und Ihr Unternehmen. Ihre Mitarbeiter sind auch im Home-Office unter ihrer „Durchwahl“ erreichbar, sodass der Kunde keine weitere Rufnummer wählen muss, um den gewünschten Ansprechpartner an die Strippe zu bekommen.

usätzlich lässt sich ein solches System in weitere Software wie Microsoft Teams integrieren. Auch die Verbindung mit Ihrem Kundenbeziehungsmanagement, kurz CRM, kann realisiert werden.

Risiken und Nachteile

Wie bei jeder digitalen Anwendung, besteht das Risiko, dass die Hardware ausfällt. Sollte die Internetverbindung gestört sein, dann betrifft das ebenfalls das VOIP, da eine funktioniere Verbindung mit dem Internet die wichtigste Voraussetzung ist.

Neben technischen Problemen, muss auch der Datenschutz berücksichtigt werden, da Daten vom Anrufer womöglich beim Anbieter gespeichert werden. Generell muss darauf geachtet werden, datenschutzkonform zu handeln.

Worauf Sie achten sollten

Halten Sie die Laufzeiten bei Ihrem Anbieter kurz, um flexibel auf Preisänderungen reagieren zu können und nicht in einem teuren Vertrag festzusitzen. Lassen Sie sich automatisch an Kündigungstermine erinnern, damit Sie neu und zu womöglich besseren Konditionen verhandeln können.

• Prüfen Sie, inwieweit Ihr Datenbanksystem mit den telefonischen Kontaktdaten kompatibel ist, damit Sie die notwendigen Anrufinformationen auf der Anzeige sehen und ggf. abrufen können.
• Wichtig ist es, aufgrund des Datenschutz, einen Anbieter innerhalb der EU zu wählen.
• Sehen Sie die Gesamtheit Ihres neuen Kommunikationssystems und binden Sie Mobiltelefone, Internetnutzung und Konferenzsoftware mit ein.
• Entwickeln Sie ein Notfallmanagement für den Fall, dass die Technik ausfällt.

Ziele der digitalen Telefonie

Sie vereinfachen Ihr internes und externes Kommunikationssystem, sodass Sie sich keine Gedanken über zusätzliche Anbindungen, Tarife, Hardware oder Kompatibilität machen müssen.

Außerdem lassen sich Kontakte und die Kundenpflege optimal organisieren, sodass notwendige Anrufe immer pünktlich von Ihnen getätigt werden.