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IT Management - ein kurzer Einstieg

IT Management - ein kurzer Einstieg

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Der Begriff IT-Management ist umfassend und wird fĂŒr die vielen verschiedenen Arten von Systemen und Ressourcen verwendet, die zur UnterstĂŒtzung einer Unternehmens-IT-Architektur benötigt werden.

Torben Zarnick

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Was ist IT-Management?

Der Begriff IT-Management ist umfassend und wird fĂŒr die vielen verschiedenen Arten von Systemen und Ressourcen verwendet, die zur UnterstĂŒtzung einer Unternehmens-IT-Architektur benötigt werden. IT-Management kann sich auf Hardware-Set-ups und spezifische IT-Infrastrukturen, aber auch auf Personal und Support-Services fĂŒr die Infrastruktur sowie auf Softwareprodukte, die bei der Steuerung von Hardwaresystemen helfen, beziehen. ÜbertrĂ€gt man den Begriff in die deutsche Sprache, so ist es schlicht und ergreifend die Verwaltung und Organisation der EDV und allen dazugehörigen Bereichen.

Soweit die Theorie. Im Betriebsalltag stellt es sich meist vollkommen anders dar. In kleinen Betrieben und Unternehmen ist es auch heute noch der Mitarbeiter, der ĂŒber das meiste Wissen zu der Thematik verfĂŒgt. Ob dieses wirklich fundiert und fachlich korrekt ist, lĂ€sst sich oft nicht beurteilen, da das Wissen der Kollegen und Vorgesetzten mehrheitlich noch geringer ist.

IT-Manager

In vielen Unternehmen gibt es die Position eines IT-Managers, fĂŒr die es unterschiedliche Bezeichnungen wie Systemadministrator oder IT-Systemfachmann gibt. Im Grunde bestimmt nicht der Titel, sondern die betrieblichen Notwendigkeiten, wie und welchem Bereich der IT-Manager tĂ€tig ist.

IT-Management-Fachleute befassen sich mit den technischen Aspekten der Systemwartung und der langfristigen Planung von IT-Systemen. Zum IT-System werden Hardware, Software sowie benötigte Dienste gezĂ€hlt. Neben Änderungen in der Verwaltung und Aufsicht fĂŒgen sie bei Bedarf Dienste hinzu oder erweitern sie.  Dies geschieht entweder durch den Aufbau einer eigenen IT-Architektur oder durch die Beschaffung zusĂ€tzlicher Produkte und Dienste von Drittanbietern. Insgesamt umfasst der Aufgabenbereich die operative Entwicklung vom Aufbau und der Integration der Systeme, ĂŒber Wartung, Überwachung und Entstörung bis hin zur Dokumentation und dem sicherlich wichtigsten Punkt der Fehlerbehebung.

Ab einer bestimmten BetriebsgrĂ¶ĂŸe erscheint es sinnvoll, einen ausgebildeten Fachmann als IT-Manager einzustellen. Die Notwendigkeit ist gekommen, wenn die Kosten fĂŒr einen Dienstleister höher als die fĂŒr einen festen Mitarbeiter sind. Bis dahin kann ein Unternehmen auf spezielle IT-Dienstleister vertrauen.

IT-Kosten des IT-Managements

Die Kosten sind von vielen Faktoren abhĂ€ngig. Einer der wesentlichen Faktoren ist der durch den Dienstleister zu erbringenden Umfang. Muss der IT-Manager nur einmal die Woche in Ihr Unternehmen kommen und entsprechende Arbeiten durchfĂŒhren, ist es natĂŒrlich gĂŒnstiger, als wenn der Fachmann mehrmals oder sogar tĂ€glich in bei Ihnen tĂ€tig ist.

Planen Sie sich selbst um das IT-Management zu kĂŒmmern, dann sollten Sie oder der abgestellte Mitarbeiter sehr sicher im Umgang mit der Technik sein. Außerdem bedarf es zur Organisation Ihrer kompletten Unternehmens-IT spezielle Hard- und Software. Der Gedanke, die Verwaltung womöglich per Excel zu organisieren ist abwegig und wird Ihnen mehr Arbeit bescheren, als Ihnen abzunehmen.

FĂŒr die Inventarisierung und die Dokumentation können Sie „kostenfreie“ Open-Source-Software einsetzen. Bedenken Sie dabei aber, dass auch sie aktuell gehalten werden muss. FĂŒr den Fall, dass Sie kostenpflichtige Angebote von IT-Dienstleistern verwenden, entstehen Kosten je GerĂ€t pro Monat. Ein solcher Service wird als „Software as a Service“ (SaaS) bezeichnet. Es ist ein cloudbasiertes Softwarebereitstellungsmodell, bei dem der Cloud-Anbieter die Cloud-Anwendungssoftware wartet, automatische Software-Updates bereitstellt und seinen Kunden Software ĂŒber das Internet nach dem Pay-as-you-go-Prinzip zur VerfĂŒgung stellt.

ErklÀrung PAYG

Unter Pay-as-you-go versteht man ein Bezahlverfahren fĂŒr Online-Dienstleistungen, bei denen nur das bezahlt wird, was auch > wirklich in Anspruch genommen wurde.

Üblicherweise werden mit SystemhĂ€usern und Dienstleistern spezielle WartungsvertrĂ€ge vereinbart. In ihnen wird der Umfang der zu leistenden Aufgaben festgelegt. Darin können Vor-Ort-Service, Fahrkosten, VerfĂŒgbarkeit – auch abends und am Wochenende – und die genaue Festlegung der Wartung und der Updates aufgefĂŒhrt sein. Ausschlaggebend fĂŒr die Kosten sind auch die Anzahl der betroffenen GerĂ€te und der Server.

Vorteile und Chancen des IT-Managements

Die Vorteile eines fundierten IT-Managements sind:

  • SicherheitslĂŒcken werden durch automatisches Update-Management schnell geschlossen
  • Dokumentation von Hardware und Software-Versionen
  • Schneller Support bei Störungen
  • Die Technik ist immer auf dem aktuellsten Stand
  • Professionelle Administration ohne eigenes technisches Know-how
  • ÜberprĂŒfungen von Hardware decken Fehler auf, bevor AusfĂ€lle wie Festplatten-Fehler in Smart-Analysen, volle Festplatten, gestoppte Dienste auftreten
  • Eine zentrale Umgebung, um alle IT-Systeme parallel und mit Zeitersparnis zu verwalten.

Risiken und Nachteile

  • Sollten Sie fĂŒr die technische Dokumentation einen kostenpflichtigen Software-Service nutzen, so kann es passieren, dass, sobald Sie kĂŒndigen, Ihnen die Dokumentationen nicht mehr zur VerfĂŒgung stehen. KlĂ€re sich solche wichtigen Details vor dem Abschluss eines Service-Vertrags.
  • Besorgen Sie sich vor Vertragsabschluss Informationen zur LeistungsfĂ€higkeit, SeriositĂ€t und Expertise Ihres zukĂŒnftigen Partners. Es kann kurzfristig in doppelter Hinsicht teuer werden, sollten Sie auf den falschen Dienstleister setzen.
  • Kontrollieren Sie die Inhalte des Service-Vertrags auf Umfang und bedarfsgerechter Leistung. Entsprechen die Leistungen nicht dem Bedarf, gefĂ€hrden Sie auch die Möglichkeit eine Versicherung bei angesehenen Cyber-Versicherungen zu erhalten.
  • Ein professionelles IT-Management verhindert kostenintensive AusfĂ€lle, Fehler und falsche Anwendungen, die zu lĂ€ngeren Betriebsunterbrechungen fĂŒhren können.

Worauf Sie achten sollten

  • Kennen und verstehen Sie die Inhalte Ihrer geschlossenen WartungsvertrĂ€ge.
  • Beauftragen Sie einen IT-Dienstleister, dessen Service mehr als nur die reine Zeit bietet. Achten Sie auf seine LeistungsfĂ€higkeit und eventuelle Referenzen und Bewertungen durch andere Kunden.
  • Verwenden Sie statt reiner Arbeitsanweisungen spezielle Software-Lösungen

Ziele des IT-Managements

Da IT-Systeme das RĂŒckgrat und die Grundlage eines jeden Unternehmens bilden, können sich AusfĂ€lle verheerend auswirken. Darum ist es notwendig, die Systeme zu warten und immer auf dem aktuellen Stand zu halten. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie oder ein geeigneter Mitarbeiter Ihres Unternehmens dafĂŒr zustĂ€ndig sind oder Sie es an einen IT-Dienstleister ĂŒbergeben. Wichtig ist, dass es gemacht wird.

  • Gut dokumentierte Systeme und Netzwerke ermöglichen einerseits das Auffinden von Fehlern innerhalb kĂŒrzester Zeit, andererseits vereinfachen sie das Wachstum Ihres Unternehmens.
  • Durch die Verwendung aktueller Systeme, bei denen eventuelle SicherheitslĂŒcken geschlossen wurden, bieten Ihnen weniger AngriffsflĂ€che von außen.
  • Soll Ihr IT-System erweitert werden, so ist diese Skalierung durch eine zentrale Verwaltung einfacher und schneller umzusetzen.

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