IT Management - ein kurzer Einstieg

Was ist IT-Management?

Der Begriff IT-Management ist umfassend und wird für die vielen verschiedenen Arten von Systemen und Ressourcen verwendet, die zur Unterstützung einer Unternehmens-IT-Architektur benötigt werden. IT-Management kann sich auf Hardware-Set-ups und spezifische IT-Infrastrukturen, aber auch auf Personal und Support-Services für die Infrastruktur sowie auf Softwareprodukte, die bei der Steuerung von Hardwaresystemen helfen, beziehen. Überträgt man den Begriff in die deutsche Sprache, so ist es schlicht und ergreifend die Verwaltung und Organisation der EDV und allen dazugehörigen Bereichen.

Soweit die Theorie. Im Betriebsalltag stellt es sich meist vollkommen anders dar. In kleinen Betrieben und Unternehmen ist es auch heute noch der Mitarbeiter, der über das meiste Wissen zu der Thematik verfügt. Ob dieses wirklich fundiert und fachlich korrekt ist, lässt sich oft nicht beurteilen, da das Wissen der Kollegen und Vorgesetzten mehrheitlich noch geringer ist.

IT-Manager

In vielen Unternehmen gibt es die Position eines IT-Managers, für die es unterschiedliche Bezeichnungen wie Systemadministrator oder IT-Systemfachmann gibt. Im Grunde bestimmt nicht der Titel, sondern die betrieblichen Notwendigkeiten, wie und welchem Bereich der IT-Manager tätig ist.

IT-Management-Fachleute befassen sich mit den technischen Aspekten der Systemwartung und der langfristigen Planung von IT-Systemen. Zum IT-System werden Hardware, Software sowie benötigte Dienste gezählt. Neben Änderungen in der Verwaltung und Aufsicht fügen sie bei Bedarf Dienste hinzu oder erweitern sie.  Dies geschieht entweder durch den Aufbau einer eigenen IT-Architektur oder durch die Beschaffung zusätzlicher Produkte und Dienste von Drittanbietern. Insgesamt umfasst der Aufgabenbereich die operative Entwicklung vom Aufbau und der Integration der Systeme, über Wartung, Überwachung und Entstörung bis hin zur Dokumentation und dem sicherlich wichtigsten Punkt der Fehlerbehebung.

Ab einer bestimmten Betriebsgröße erscheint es sinnvoll, einen ausgebildeten Fachmann als IT-Manager einzustellen. Die Notwendigkeit ist gekommen, wenn die Kosten für einen Dienstleister höher als die für einen festen Mitarbeiter sind. Bis dahin kann ein Unternehmen auf spezielle IT-Dienstleister vertrauen.

IT-Kosten des IT-Managements

Die Kosten sind von vielen Faktoren abhängig. Einer der wesentlichen Faktoren ist der durch den Dienstleister zu erbringenden Umfang. Muss der IT-Manager nur einmal die Woche in Ihr Unternehmen kommen und entsprechende Arbeiten durchführen, ist es natürlich günstiger, als wenn der Fachmann mehrmals oder sogar täglich in bei Ihnen tätig ist.

Planen Sie sich selbst um das IT-Management zu kümmern, dann sollten Sie oder der abgestellte Mitarbeiter sehr sicher im Umgang mit der Technik sein. Außerdem bedarf es zur Organisation Ihrer kompletten Unternehmens-IT spezielle Hard- und Software. Der Gedanke, die Verwaltung womöglich per Excel zu organisieren ist abwegig und wird Ihnen mehr Arbeit bescheren, als Ihnen abzunehmen.

Für die Inventarisierung und die Dokumentation können Sie „kostenfreie“ Open-Source-Software einsetzen. Bedenken Sie dabei aber, dass auch sie aktuell gehalten werden muss. Für den Fall, dass Sie kostenpflichtige Angebote von IT-Dienstleistern verwenden, entstehen Kosten je Gerät pro Monat. Ein solcher Service wird als „Software as a Service“ (SaaS) bezeichnet. Es ist ein cloudbasiertes Softwarebereitstellungsmodell, bei dem der Cloud-Anbieter die Cloud-Anwendungssoftware wartet, automatische Software-Updates bereitstellt und seinen Kunden Software über das Internet nach dem Pay-as-you-go-Prinzip zur Verfügung stellt.

Erklärung PAYG

Unter Pay-as-you-go versteht man ein Bezahlverfahren für Online-Dienstleistungen, bei denen nur das bezahlt wird, was auch > wirklich in Anspruch genommen wurde.

Üblicherweise werden mit Systemhäusern und Dienstleistern spezielle Wartungsverträge vereinbart. In ihnen wird der Umfang der zu leistenden Aufgaben festgelegt. Darin können Vor-Ort-Service, Fahrkosten, Verfügbarkeit – auch abends und am Wochenende – und die genaue Festlegung der Wartung und der Updates aufgeführt sein. Ausschlaggebend für die Kosten sind auch die Anzahl der betroffenen Geräte und der Server.

Vorteile und Chancen des IT-Managements

Die Vorteile eines fundierten IT-Managements sind:

• Sicherheitslücken werden durch automatisches Update-Management schnell geschlossen
• Dokumentation von Hardware und Software-Versionen
• Schneller Support bei Störungen
• Die Technik ist immer auf dem aktuellsten Stand
• Professionelle Administration ohne eigenes technisches Know-how
• Überprüfungen von Hardware decken Fehler auf, bevor Ausfälle wie Festplatten-Fehler in Smart-Analysen, volle Festplatten, gestoppte Dienste auftreten
• Eine zentrale Umgebung, um alle IT-Systeme parallel und mit Zeitersparnis zu verwalten.

Risiken und Nachteile

• Sollten Sie für die technische Dokumentation einen kostenpflichtigen Software-Service nutzen, so kann es passieren, dass, sobald Sie kündigen, Ihnen die Dokumentationen nicht mehr zur Verfügung stehen. Kläre sich solche wichtigen Details vor dem Abschluss eines Service-Vertrags.
• Besorgen Sie sich vor Vertragsabschluss Informationen zur Leistungsfähigkeit, Seriosität und Expertise Ihres zukünftigen Partners. Es kann kurzfristig in doppelter Hinsicht teuer werden, sollten Sie auf den falschen Dienstleister setzen.
• Kontrollieren Sie die Inhalte des Service-Vertrags auf Umfang und bedarfsgerechter Leistung. Entsprechen die Leistungen nicht dem Bedarf, gefährden Sie auch die Möglichkeit eine Versicherung bei angesehenen Cyber-Versicherungen zu erhalten.
• Ein professionelles IT-Management verhindert kostenintensive Ausfälle, Fehler und falsche Anwendungen, die zu längeren Betriebsunterbrechungen führen können.

Worauf Sie achten sollten

• Kennen und verstehen Sie die Inhalte Ihrer geschlossenen Wartungsverträge.
• Beauftragen Sie einen IT-Dienstleister, dessen Service mehr als nur die reine Zeit bietet. Achten Sie auf seine Leistungsfähigkeit und eventuelle Referenzen und Bewertungen durch andere Kunden.
• Verwenden Sie statt reiner Arbeitsanweisungen spezielle Software-Lösungen

Ziele des IT-Managements

Da IT-Systeme das Rückgrat und die Grundlage eines jeden Unternehmens bilden, können sich Ausfälle verheerend auswirken. Darum ist es notwendig, die Systeme zu warten und immer auf dem aktuellen Stand zu halten. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie oder ein geeigneter Mitarbeiter Ihres Unternehmens dafür zuständig sind oder Sie es an einen IT-Dienstleister übergeben. Wichtig ist, dass es gemacht wird.

• Gut dokumentierte Systeme und Netzwerke ermöglichen einerseits das Auffinden von Fehlern innerhalb kürzester Zeit, andererseits vereinfachen sie das Wachstum Ihres Unternehmens.
• Durch die Verwendung aktueller Systeme, bei denen eventuelle Sicherheitslücken geschlossen wurden, bieten Ihnen weniger Angriffsfläche von außen.
• Soll Ihr IT-System erweitert werden, so ist diese Skalierung durch eine zentrale Verwaltung einfacher und schneller umzusetzen.