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Zeiterfassung - ein kurzer Einstieg

Zeiterfassung - ein kurzer Einstieg

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Erfahren Sie alles, was Sie ĂŒber Zeiterfassung wissen mĂŒssen, einschließlich bewĂ€hrter Verfahren, wichtiger Methoden und unserer Empfehlung fĂŒr die effektivste Zeiterfassungs-App.

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Denken Sie bei „Zeiterfassung“ an Arbeiter, die in einer Fabrik ihre Zeit-Karten lochen, dann sollten Sie diesen Artikel unbedingt bis zum Ende lesen. Denn, in diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie ĂŒber Zeiterfassung wissen mĂŒssen, einschließlich bewĂ€hrter Verfahren, wichtiger Methoden und unserer Empfehlung fĂŒr die effektivste Zeiterfassungs-App. Wir werden nĂ€her darauf eingehen, warum sie fĂŒr Unternehmer und Personalverantwortliche von entscheidender Bedeutung ist.

Was ist Zeiterfassung?

Bei der Zeiterfassung geht es im Wesentlichen darum, den Wert, der fĂŒr eine Aufgabe aufgewendeten Arbeit zu quantifizieren. Meist geschieht das, um ein genaues Honorar in Rechnung stellen zu können oder um Mitarbeiter auf Stundenbasis zu bezahlen.

Die Zeiterfassung hat sich jedoch nicht nur fĂŒr die Erfassung der Arbeitszeit als wertvoll erwiesen. Sie ist ein Werkzeug, das einzigartige Einblicke in das individuelle und unternehmensweite Aufgabenmanagement bietet und die ProduktivitĂ€t steigert.

Sie verwenden fĂŒr Ihr Unternehmen eine Standardkostenrechnung fĂŒr die prĂ€zise Preisgestaltung. Ohne Zeiterfassungssoftware verfĂŒgt Ihr Unternehmen allerdings nicht ĂŒber die notwendigen Daten, um unproduktive Stunden oder typische Leerlaufzeiten in die Standardkosten einfließen zu lassen. Infolgedessen spiegeln die Standardkosten nicht die tatsĂ€chlichen Kosten des Unternehmens wider.

Haben Sie Freiberufler oder Auftragnehmer eingestellt, denen ein Stundensatz vereinbart wurde, können deren abrechenbare Zeit so erfassen, dass sie direkt an Ihren Projektmanager weitergeleitet wird.

Umgekehrt können Sie, wenn Sie Ihre Kunden nach StundensÀtzen abrechnen, durch die Zeiterfassung die Notwendigkeit manueller Zeiterfassungsbögen vermeiden. Sobald Sie ein Projekt abgeschlossen haben, erstellt die Integration der Zeiterfassung in der Rechnungsstellung automatisch die Rechnung.

Sobald Sie ĂŒber genĂŒgend Zeiterfassungsdaten verfĂŒgen, sind Sie besser in der Lage, eine genaue Kostenstruktur fĂŒr Ihre zukĂŒnftigen Projekte zu erstellen und die Preise wettbewerbsfĂ€higer zu gestalten.

Mit den Zeiterfassungsdaten sind Sie in der Lage zu sehen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter in der Vergangenheit im Durchschnitt fĂŒr eine spezielle Aufgabe benötigt haben. Addieren Sie die durchschnittlichen normalen Leerlaufstunden und berechnen Sie dann die Arbeitskosten fĂŒr ein Projekt. Wenn Sie diese Leerlaufzeiten nicht berĂŒcksichtigen, wird das Projekt am Ende zu niedrig kalkuliert.

Die Zeiterfassungsdaten können dabei helfen, das Zeitmanagement Ihrer Mitarbeiter zu verbessern. Mit einer angemesseneren Preisgestaltung und einem besseren Zeitmanagement können Sie die RentabilitĂ€t insgesamt verbessern. Einziger Haken dabei, die Mitarbeiter sind nicht so genau und zuverlĂ€ssig im AusfĂŒllen von Stundenzetteln, wie es notwendig wĂ€re.

Was macht eine Zeiterfassungs-Software?

Zeiterfassungssoftware ermöglicht es ihren Benutzern, die fĂŒr Aufgaben aufgewendete Zeit zu erfassen. Diese Software wird von Arbeitnehmern und Arbeitgebern in vielen Branchen verwendet, darunter auch von Arbeitnehmern, die auf Stundenbasis arbeiten, und von Fachleuten, die ihre Kunden nach Stunden abrechnen, wie AnwĂ€lte, Freiberufler und Buchhalter.

Letztlich ĂŒberwacht (trackt) die Software die Arbeit an einem speziellen Projekt. Das Projekt wird durch den Bearbeiter angemeldet und die Zeit lĂ€uft so lange zu diesem Projekt mit, bis es wieder abgemeldet wird. Es gibt aber auch Zeiterfassungssoftware, die die reine Arbeitszeit am Computer oder in einem System erfasst. Hierbei muss unbedingt der Datenschutz berĂŒcksichtigt werden, weswegen es sinnvoll ist, sich rechtssicher ĂŒber die Möglichkeiten zu informieren.

Kosten fĂŒr Zeiterfassung

Die Kosten fĂŒr eine digitale Zeiterfassung starten bei rund 5 € pro Mitarbeiter und Monat. Hinzu kommen die Einrichtung und die Auswertung, sofern diese nicht automatisch von der Software durchgefĂŒhrt und an die Buchhaltung ĂŒbertragen wird.

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Vorteile und Chancen der Zeiterfassung

Machen Sie die Zeiterfassung zu einem festen Bestandteil in Ihrem Unternehmen, wird die Transparenz der ArbeitsablĂ€ufe erhöht. So können Sie den Arbeitsprozess im Auge behalten und sehen, welche Aufgaben erledigt werden und wie lange die einzelnen Aufgaben dauern. Auch erkennen Sie, welche Aufgaben auf die lange Bank geschoben und welche sofort erledigt werden. Sie sind in der Lage, das Arbeitspensum der Mitarbeiter zu ĂŒberprĂŒfen und bei Bedarf die ProduktivitĂ€t zu optimieren, wĂ€hrend sie gleichzeitig im Blick behalten, was die jeweiligen Mitarbeiter getan haben.

Die aufgewendete Zeit ist ein wichtiger Maßstab dafĂŒr, welche (menschlichen) Ressourcen benötigt werden. Die Zeiterfassung zeigt, welche Abteilung ĂŒber wie viele Ressourcen verfĂŒgt und welche mehr benötigt. Sie gibt Ihnen auch Aufschluss darĂŒber, wer den grĂ¶ĂŸten Beitrag im Team leistet.

Laut diverser Erhebungen ist der durchschnittliche Arbeitnehmer an einem 8-Stunden-Tag nur 2 Stunden und 23 Minuten produktiv. Das Wissen darum, dass die Zeit erfasst wird, macht die Mitarbeiter verantwortungsbewusster, da sie ĂŒber die Nachvollziehbarkeit wissen, wie sie ihre Zeit verbracht haben. Wenn jeder weiß, dass die Uhr tickt, versuchen sie, so produktiv wie möglich zu sein. Wenn die Mitarbeiter ihre Woche betrachten, werden sie Trends und Muster in ihrer Arbeitszeit erkennen. Bei der Zeiterfassung geht es nicht darum, unvernĂŒnftige Ziele zu setzen, sondern darum, aus dem eigenen Verhalten zu lernen und Entscheidungen auf der Grundlage von Daten zu treffen. So lĂ€sst sich der Zeitplan Ihres Teams optimieren.

Es kann sich zu einer Mammutaufgabe entwickeln, den Überblick darĂŒber zu behalten, wie das Budget ausgegeben wird. Die Zeiterfassung ermöglicht es Ihnen, die Hauptquellen fĂŒr Einnahmeverluste zu ermitteln. Das können sein:

  • Ineffiziente ArbeitsablĂ€ufe
  • Personalmangel (Ihr Team ist kleiner, als es sein mĂŒsste)

Risiken Nachteile der Zeiterfassung

  • Sinkende Arbeitsmoral. Die Zeiterfassung birgt das Risiko, dass die Mitarbeiter das GefĂŒhl haben, ausspioniert zu werden
  • Mitarbeiter befĂŒrchten oft, dass sie stĂ€ndig und ĂŒbermĂ€ĂŸig kontrolliert werden, sobald sie mit der Zeiterfassung beginnen
  • Komplexe Systeme, die eine automatische Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung ermöglichen oder AktivitĂ€tsmetriken und ausfĂŒhrliche Informationen liefern, können teuer sein. Skalierbare Lösungen ermöglichen es Ihnen, mit nur einigen wenigen Mitarbeitern zu beginnen. Wenn sich Ihre Investition bereits nach wenigen Wochen bezahlt macht, können Sie eine breitere EinfĂŒhrung des Systems in ErwĂ€gung ziehen
  • Datenschutzanforderungen werden womöglich nicht eingehalten
  • Überstunden von Mitarbeitern, die bisher nicht berĂŒcksichtigt oder erfasst wurden, sind nun sichtbar und mĂŒssen abgegolten werden

Worauf sollten Sie achten?

  • Skalierbare Lösung wĂ€hlen
  • offen mit den Mitarbeitern sprechen (kein „Big Brother is watching you“-GefĂŒhl erzeugen)
  • unbedingt auf Datenschutzanforderungen achten
  • keine unerreichbaren Ziele vorgeben, obwohl sie theoretisch möglich sein mĂŒssten, da auch kurze unproduktive Zeit sich durchaus positiv auf das Ergebnis auswirken kann
  • bringen Sie den Mitarbeitern auch deren Vorteil fĂŒr eine genaue Zeiterfassung nĂ€her, da nun deren Arbeitszeit exakt abgerechnet wird

Ziele der Zeiterfassung

  • besseres Leistungsmanagement
  • erhöhte RentabilitĂ€t
  • produktive und unproduktive Zeit erkennen
  • Automatisierung der Übertragung von Arbeitsstunden an die Buchhaltung/den Steuerberater

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