Zeiterfassung - ein kurzer Einstieg

Was ist Zeiterfassung?

Bei der Zeiterfassung geht es im Wesentlichen darum, den Wert, der für eine Aufgabe aufgewendeten Arbeit zu quantifizieren. Meist geschieht das, um ein genaues Honorar in Rechnung stellen zu können oder um Mitarbeiter auf Stundenbasis zu bezahlen.

Die Zeiterfassung hat sich jedoch nicht nur für die Erfassung der Arbeitszeit als wertvoll erwiesen. Sie ist ein Werkzeug, das einzigartige Einblicke in das individuelle und unternehmensweite Aufgabenmanagement bietet und die Produktivität steigert.

Sie verwenden für Ihr Unternehmen eine Standardkostenrechnung für die präzise Preisgestaltung. Ohne Zeiterfassungssoftware verfügt Ihr Unternehmen allerdings nicht über die notwendigen Daten, um unproduktive Stunden oder typische Leerlaufzeiten in die Standardkosten einfließen zu lassen. Infolgedessen spiegeln die Standardkosten nicht die tatsächlichen Kosten des Unternehmens wider.

Haben Sie Freiberufler oder Auftragnehmer eingestellt, denen ein Stundensatz vereinbart wurde, können deren abrechenbare Zeit so erfassen, dass sie direkt an Ihren Projektmanager weitergeleitet wird.

Umgekehrt können Sie, wenn Sie Ihre Kunden nach Stundensätzen abrechnen, durch die Zeiterfassung die Notwendigkeit manueller Zeiterfassungsbögen vermeiden. Sobald Sie ein Projekt abgeschlossen haben, erstellt die Integration der Zeiterfassung in der Rechnungsstellung automatisch die Rechnung.

Sobald Sie über genügend Zeiterfassungsdaten verfügen, sind Sie besser in der Lage, eine genaue Kostenstruktur für Ihre zukünftigen Projekte zu erstellen und die Preise wettbewerbsfähiger zu gestalten.

Mit den Zeiterfassungsdaten sind Sie in der Lage zu sehen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter in der Vergangenheit im Durchschnitt für eine spezielle Aufgabe benötigt haben. Addieren Sie die durchschnittlichen normalen Leerlaufstunden und berechnen Sie dann die Arbeitskosten für ein Projekt. Wenn Sie diese Leerlaufzeiten nicht berücksichtigen, wird das Projekt am Ende zu niedrig kalkuliert.

Die Zeiterfassungsdaten können dabei helfen, das Zeitmanagement Ihrer Mitarbeiter zu verbessern. Mit einer angemesseneren Preisgestaltung und einem besseren Zeitmanagement können Sie die Rentabilität insgesamt verbessern. Einziger Haken dabei, die Mitarbeiter sind nicht so genau und zuverlässig im Ausfüllen von Stundenzetteln, wie es notwendig wäre.

Was macht eine Zeiterfassungs-Software?

Zeiterfassungssoftware ermöglicht es ihren Benutzern, die für Aufgaben aufgewendete Zeit zu erfassen. Diese Software wird von Arbeitnehmern und Arbeitgebern in vielen Branchen verwendet, darunter auch von Arbeitnehmern, die auf Stundenbasis arbeiten, und von Fachleuten, die ihre Kunden nach Stunden abrechnen, wie Anwälte, Freiberufler und Buchhalter.

Letztlich überwacht (trackt) die Software die Arbeit an einem speziellen Projekt. Das Projekt wird durch den Bearbeiter angemeldet und die Zeit läuft so lange zu diesem Projekt mit, bis es wieder abgemeldet wird. Es gibt aber auch Zeiterfassungssoftware, die die reine Arbeitszeit am Computer oder in einem System erfasst. Hierbei muss unbedingt der Datenschutz berücksichtigt werden, weswegen es sinnvoll ist, sich rechtssicher über die Möglichkeiten zu informieren.

Kosten für Zeiterfassung

Die Kosten für eine digitale Zeiterfassung starten bei rund 5 € pro Mitarbeiter und Monat. Hinzu kommen die Einrichtung und die Auswertung, sofern diese nicht automatisch von der Software durchgeführt und an die Buchhaltung übertragen wird.

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Vorteile und Chancen der Zeiterfassung

Machen Sie die Zeiterfassung zu einem festen Bestandteil in Ihrem Unternehmen, wird die Transparenz der Arbeitsabläufe erhöht. So können Sie den Arbeitsprozess im Auge behalten und sehen, welche Aufgaben erledigt werden und wie lange die einzelnen Aufgaben dauern. Auch erkennen Sie, welche Aufgaben auf die lange Bank geschoben und welche sofort erledigt werden. Sie sind in der Lage, das Arbeitspensum der Mitarbeiter zu überprüfen und bei Bedarf die Produktivität zu optimieren, während sie gleichzeitig im Blick behalten, was die jeweiligen Mitarbeiter getan haben.

Die aufgewendete Zeit ist ein wichtiger Maßstab dafür, welche (menschlichen) Ressourcen benötigt werden. Die Zeiterfassung zeigt, welche Abteilung über wie viele Ressourcen verfügt und welche mehr benötigt. Sie gibt Ihnen auch Aufschluss darüber, wer den größten Beitrag im Team leistet.

Laut diverser Erhebungen ist der durchschnittliche Arbeitnehmer an einem 8-Stunden-Tag nur 2 Stunden und 23 Minuten produktiv. Das Wissen darum, dass die Zeit erfasst wird, macht die Mitarbeiter verantwortungsbewusster, da sie über die Nachvollziehbarkeit wissen, wie sie ihre Zeit verbracht haben. Wenn jeder weiß, dass die Uhr tickt, versuchen sie, so produktiv wie möglich zu sein. Wenn die Mitarbeiter ihre Woche betrachten, werden sie Trends und Muster in ihrer Arbeitszeit erkennen. Bei der Zeiterfassung geht es nicht darum, unvernünftige Ziele zu setzen, sondern darum, aus dem eigenen Verhalten zu lernen und Entscheidungen auf der Grundlage von Daten zu treffen. So lässt sich der Zeitplan Ihres Teams optimieren.

Es kann sich zu einer Mammutaufgabe entwickeln, den Überblick darüber zu behalten, wie das Budget ausgegeben wird. Die Zeiterfassung ermöglicht es Ihnen, die Hauptquellen für Einnahmeverluste zu ermitteln. Das können sein:

• Ineffiziente Arbeitsabläufe
• Personalmangel (Ihr Team ist kleiner, als es sein müsste)

Risiken Nachteile der Zeiterfassung

• Sinkende Arbeitsmoral. Die Zeiterfassung birgt das Risiko, dass die Mitarbeiter das Gefühl haben, ausspioniert zu werden
• Mitarbeiter befürchten oft, dass sie ständig und übermäßig kontrolliert werden, sobald sie mit der Zeiterfassung beginnen
• Komplexe Systeme, die eine automatische Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung ermöglichen oder Aktivitätsmetriken und ausführliche Informationen liefern, können teuer sein. Skalierbare Lösungen ermöglichen es Ihnen, mit nur einigen wenigen Mitarbeitern zu beginnen. Wenn sich Ihre Investition bereits nach wenigen Wochen bezahlt macht, können Sie eine breitere Einführung des Systems in Erwägung ziehen
• Datenschutzanforderungen werden womöglich nicht eingehalten
• Überstunden von Mitarbeitern, die bisher nicht berücksichtigt oder erfasst wurden, sind nun sichtbar und müssen abgegolten werden

Worauf sollten Sie achten?

• Skalierbare Lösung wählen
• offen mit den Mitarbeitern sprechen (kein „Big Brother is watching you“-Gefühl erzeugen)
• unbedingt auf Datenschutzanforderungen achten
• keine unerreichbaren Ziele vorgeben, obwohl sie theoretisch möglich sein müssten, da auch kurze unproduktive Zeit sich durchaus positiv auf das Ergebnis auswirken kann
• bringen Sie den Mitarbeitern auch deren Vorteil für eine genaue Zeiterfassung näher, da nun deren Arbeitszeit exakt abgerechnet wird

Ziele der Zeiterfassung

• besseres Leistungsmanagement
• erhöhte Rentabilität
• produktive und unproduktive Zeit erkennen
• Automatisierung der Übertragung von Arbeitsstunden an die Buchhaltung/den Steuerberater