1.1 Was ist JTL?
JTL gehört zu den führenden ERP-Systemen im deutschsprachigen E-Commerce und bildet für viele Händler das operative Zentrum ihres Unternehmens. Die JTL-Warenwirtschaft (JTL-Wawi) verwaltet Bestellungen, Kunden, Rechnungen, Zahlungen, Lagerbewegungen, Versand- und Retourenprozesse in einem durchgängigen System. Auch wenn JTL oft mit „Finanzbuchhaltung“ in Verbindung gebracht wird, ist wichtig zu verstehen: JTL ist kein Buchhaltungsprogramm. Es stellt jedoch die Grundlage bereit, auf der eine korrekte Finanzbuchhaltung aufbauen kann.
Fast alle relevanten Daten für die Buchhaltung entstehen in JTL — die Buchhaltung selbst geschieht jedoch außerhalb davon, oft in DATEV, einer Fibu-Software oder in spezialisierten Tools. Diese Trennung ist wesentlich, um das System besser zu verstehen.
1.2 Besonderheiten der Finanzbuchhaltung im E-Commerce
Im E-Commerce gelten andere Spielregeln als z. B. im stationären Groß- und Einzelhandel. Die Buchhaltung bildet nicht mehr nur Einzelbelege ab, sondern komplexe Datenströme: Marktplätze sammeln (internationale) Umsätze ein und ziehen Gebühren ab, Zahlungsdienstleister führen Sammelzahlungen aus, Marktplatzgebühren entstehen automatisiert, und Versand- sowie Retourenprozesse laufen oft ohne manuelle Interaktion. Je nach Geschäftsmodell kommen zudem internationale Lieferungen, OSS-Pflichten, Gutscheinsysteme, Intrastat-Meldungen und komplexe Gebührenstrukturen hinzu.
Der große Unterschied zur klassischen Buchhaltung besteht darin, dass der Fokus nicht auf einzelnen Belegen liegt, sondern auf der Systemarchitektur, der richtigen Erfassung aller Daten und der Kontrolle der automatisierten Prozesse. Fehler in diesem Umfeld skalieren schnell: Ein falsch gepflegter Steuersatz, eine fehlerhafte Einstellung in Lagerorten (“Amazon PAN-EU”) oder eine nicht korrekt angebundene Zahlungsart vervielfacht sich über hunderte oder tausende Vorgänge.
1.3 Ziel des Ratgebers
Dieser erste Teil unseres Fibu-Plans möchte Klarheit schaffen und einen strukturierten Einstieg in die Finanzbuchhaltung mit JTL bieten. Ohne zu steuerrechtlich oder technisch zu werden, erklären wir, wie JTL die Buchhaltung unterstützt, wo die Grenzen liegen und welche Besonderheiten im E-Commerce besondere Aufmerksamkeit verdienen.
Der Ratgeber setzt ein grundlegendes Verständnis für buchhalterische Abläufe voraus und richtet sich an Händler, Steuerverantwortliche sowie Steuerberater, die Mandanten mit JTL betreuen oder künftig betreuen möchten.
1.4 Zielgruppe des Ratgebers
Der Text richtet sich an interessierte Laien mit Verantwortung, an Unternehmerinnen und Unternehmer, an CFOs sowie an Steuerberater, die sich in das E-Commerce-Umfeld einarbeiten möchten. Er hilft dabei, Systeme, Daten und Prozesse zu verstehen und zeigt gleichzeitig typische Risiken, Fehlerquellen und Best Practices auf.
1.5 Themen, die nicht behandelt werden
Auswertungen, Controlling und statistische Analysen gehören nicht zum Umfang dieses Teils. Sie werden in weiterführenden Ratgebern separat behandelt. Teil 1 konzentriert sich vollständig auf die Grundlagen und Prozesslogiken der E-Commerce-Buchhaltung mit JTL.