Warum JTL2Datev für ihre Buchhaltung?
Die Firma Jera Software hat erfolgreich mehrere zehntausend Schnittstellen im Einsatz und hilft damit zahlreichen Unternehmen, ihre Buchhaltungsprozesse zu optimieren.
Dieser Ratgeber richtet sich an Sie, wenn Sie die JTL2Datev Schnittstelle seit kurzem oder schon länger im Einsatz haben, oder sich einfach über den optimalen Betrieb der Schnittstelle informieren möchten.
Unser Ziel ist es, Ihnen die tägliche Buchhaltungsarbeit zu erleichtern und häufige Probleme zu vermeiden.
Stolperfallen vermeiden und optimal nutzen
Wir schreiben diesen Text, weil wir in unserem Alltagsgeschäft mit unseren Mandanten immer wieder feststellen, dass der Buchhaltungs-Ablauf im Alltag nicht immer optimal läuft.
Es gibt viele Stolperfallen, die den reibungslosen Betrieb behindern können – mal kleine, mal große.
Um Ihnen dabei zu helfen, diese Hürden zu überwinden und die Effizienz Ihrer Buchhaltung zu steigern, haben wir die wichtigsten Punkte zusammengestellt, auf die Sie als Nutzer der JTL2Datev Schnittstelle achten sollten.
Ist Ihr JTL2DATEV Tarif überhaupt der Richtige?
Jera Software bietet mit JTL2DATEV eine optimierte Lizenz Struktur, die die Basis-Schnittstelle um passende Module für Zahlungsanbieter und Marktplätze beliebig erweitern lässt.
Das Spektrum wächst stetig und auch die Funktionen vorhandener Schnittstellen werden erweitert.
Einen guten Erstüberblick können Sie über Ihre vorhandenen Rechnungen bekommen:
Letzte Rechnungen öffnen:
Ihre Jera Rechnung enthält aufgeschlüsselt sowohl die Schnittstelle als auch die von Ihnen dazugebuchten Module
Gebuchte Lizenzen überprüfen:
Stellen Sie fest, ob Sie die gebuchten Marktplätze und Zahlungsanbieter tatsächlich nutzen, oder ob durch eine Änderung in Ihrem Shop andere Lizenzen mehr Sinn ergeben
Auf Neuerungen bei Jera achten:
Nutzen Sie Marktplätze, die in Ihrem aktuellen Abonnement nicht unterstützt werden? Ein Blick in unseren Shop lohnt, möglicherweise gibt es zwischenzeitlich neue Lizenzen, die Ihre Arbeit vereinfachen können
Die Übersicht über alle Lizenzen und Möglichkeiten bei JTL2Datev ist nicht immer einfach. Falls Sie unsicher sind, bieten wir einen kostenlosen Tarifcheck an. Dieser hilft Ihnen, die beste Wahl zu treffen, und nach unseren Erfahrungen können Sie hier Ihre Kosten im Schnitt um 13% senken.
Immer auf dem aktuellen Stand?
Um sicherzustellen, dass die JTL2DATEV-Schnittstelle reibungslos funktioniert und sicher bleibt, sollten regelmäßige Wartungsschritte durchgeführt werden. Doch was bedeutet das genau?
Zunächst Konfigurationsdatei sichern
Vor jedem Update sollten Sie die Konfigurationsdatei separat speichern. Dies gewährleistet, dass Sie bei Problemen nach dem Update schnell wieder auf Ihre bewährte Konfiguration zurückgreifen können, ohne Datenverluste zu riskieren.
Aktualisierungen zeitnah einspielen
Es gibt ständig Aktualisierungen sowohl in Ihrem JTL Umfeld, als auch in der Finanzbuchhaltungswelt. Diese Updates sind wichtig, um sicherzustellen, dass Ihre Schnittstelle den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht und reibungslos funktioniert.
Das gilt übrigens nicht nur für ihre JTL2Datev-Schnittstelle sondern für ihre gesamte eingesetzte Software. Ein gutes Lizenzmanagement System kann Ihnen hier viel Arbeit abnehmen und Übersichten schaffen.
Beta Programme der JTL-Wawi gut bedenken
Die Teilnahme am Beta-Programm der JTL Wawi oder auch neuesten JTL Wawi Versionen sollte mit Bedacht erfolgen. Eventuell wird zu Beginn die Schnittstelle oder andere von Ihnen genutzte Funktionen nicht unterstützt.
Informieren sie sich vorab bei Jera Software und auch anderen Anbietern, dessen Produkte Sie in rund um Ihre JTL-Wawi verwenden.
Der Airbag für Ihre Daten
Die Konfigurationsdatei ist das Herzstück Ihrer JTL2Datev Schnittstelle, und beinhaltet alle wichtigen Einstellungen und Anpassungen.
Die Konfigurationsdatei befindet sich standardmäß im “JTL2Datev” Ordner, der sich im Dokumentenordner befindet.
Eine regelmäßige Sicherung dieser Datei verhindert Ausfälle in Ihrer Buchhaltung und spart wertvolle Zeit bei Datenverlust oder versehentlich gelöschten Dateien.
Mehr Sicherheit mit 3-2-1 Regel
Wie bei all Ihren Datensicherungen sollten sie so etwas Wichtiges wie die Konfigurationsdatei ebenfalls in ihr Backup Konzept integrieren.
Eine bewährte Lösung ist hier die 3-2-1 Regel :
- Erstellen Sie regelmäßig drei Sicherungen der Datei
- Speichern Sie diese auf zwei unterschiedlichen Medien und bewahren Sie die dritte Kopie an einem externen Ort auf.
Idealerweise nutzen Sie automatische Backup-Methoden und Tools, um die Sicherung regelmäßig und zuverlässig durchzuführen. Mit unserem JTL2Datev Wartungspaket decken Sie sofort alle Anforderungen ab.
Rechtssicherheit gewährleisten
Der erzeugte Export Ihrer JTL2Datev Schnittstelle enthält sensible Daten, die nicht nur kritische Informationen über Ihr Unternehmen preisgeben sondern zudem auch personenbezogene Daten Ihrer Kunden beinhalten.
Daher sind Sie schon rein rechtlich dazu verpflichtet, die Sicherheit dieser Daten so gut es geht zu sichern. Stellen sie also sicher, dass Sie mindestens Eine der genannten Methoden im Einsatz haben:
Verschlüsseln der generierten Exportdatei
Falls sie den Export regelmäßig per Mail an Ihren Steuerberater oder auch im Unternehmen versenden, verschlüsseln Sie die .csv Datei in eine ZIP-Datei und setzen Sie ein starkes Passwort.
Kostenlose Programme wie z.B. 7Zip ermöglichen das.
Senden Sie das dazugehörige Kennwort nie im gleichen Zuge, sondern nutzen Sie einen anderen Kommunikationskanal wie z.B Telefon oder SMS.
Verschlüsseln der Mail
Verwenden Sie eine Verschlüsselungssoftware wie PGP (Pretty Good Privacy) oder S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions), um die E-Mail und die angehängte .csv Datei zu verschlüsseln.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Steuerberater die entsprechenden Schlüssel zum Entschlüsseln der Nachricht hat.
Verschlüsselte USB-Sticks
Anbieter wie Kingston bieten USB-Sticks mit integriertem Tastenfeld, auf welchem alphanumerische Passwörter direkt eingegeben werden können.
Der Vorteil: Auf diese Weise können keine Passwörter über den Computer nachverfolgt werden. Dank 256-Bit AES-Datenverschlüsselung im XTS-Modus und FIPS 197-Zertifizierung erfüllen die Sicherheits-USB-Sticks von Kingston die gängigen Anforderungen, die an die IT-Sicherheit von Unternehmen gestellt werden.
Plausibilitätskontrollen und Abstimmungen
Um Abnormitäten frühzeitig zu entdecken ist es wichtig, dass Sie Ihren Export regelmäßig stichprobeartig auf Auffälligkeiten und ungewöhnliche Abweichungen zu prüfen.
Prüfungen können unterschiedliche Ausprägungen haben, aus unserer Erfahrung entstehen die häufigsten Fehler aber meist an folgenden Positionen:
Übereinstimmung der Rechnungsbelege:
- Überprüfen Sie, ob die Anzahl der Rechnungsbelege in der Warenwirtschaft mit den in JTL2DATEV generierten übereinstimmt.
- Vergessen Sie nicht, Rechnungskorrekturen zu berücksichtigen.
Summen und Salden:
- Stimmen die Summen und Salden beider Systeme überein?
- Prüfen Sie sowohl Rechnungswerte als auch Rechnungskorrekturwerte auf auffällige Abweichungen.
Steuersätze für In- und Auslandslieferungen:
- Stellen Sie sicher, dass die Steuersätze für In- und Auslandslieferungen schlüssig sind und der aktuellen Gesetzeslage entsprechen.
Kontenzuordnung der Warengruppen:
- Falls sie in der JTL Wawi mit Warengruppen für Ihre Buchungskonten arbeiten sollten Sie auch hier regelmäßig schauen, ob die zugeordneten Konten der Warengruppen noch aktuell und korrekt sind.
Rechnungen ohne Wert:
- Identifizieren und klären Sie Rechnungen, die einen Nullwert aufweisen. Haben Rechnungsposition und Rabatte auf diese Positionen die gleichen Buchungskonten?
Fehler direkt beheben
Besprechen Sie die Ergebnisse der Plausibilitätskontrollen mit Ihrem Steuerberater und dokumentieren Sie diese Besprechungen gründlich. Nehmen Sie Änderungen der fehlerhaften Einstellungen in der JTL Wawi oder ihrer JTL2Datev Schnittstelle direkt vor, und kontaktieren Sie bei Bedarf Ihren Servicepartner für eine ideale Einrichtung.
Rechtssicherheit gewährleisten, die Zweite
Eine Verfahrensdokumentation ist unerlässlich, um nachzuweisen, dass bei der Verarbeitung digitaler Dokumente die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfüllt werden.
Sie sind sogar rechtlich verpflichtet, eine solche Dokumentation zu führen. Besonders wichtig ist es, auch die Prozesse rund um die Fibu-Auslese mit Jera JTL2Datev darin zu hinterlegen.
Warten Sie nicht, starten Sie direkt
Beginnen Sie ab dem nächsten Monat, das Vorgehen stichpunktartig zu dokumentieren. Notieren Sie detailliert, wer für welche Aufgaben zuständig ist, wie diese Aufgaben durchgeführt werden und an welchem Ort die relevanten Dokumente und Daten gespeichert werden.
Eine präzise Aufzeichnung dieser Informationen ist entscheidend, um den gesamten Prozess nachvollziehbar zu machen und eventuelle Lücken frühzeitig zu identifizieren.
Ihr Steuerberater kann helfen
Konsultieren Sie Ihren Steuerberater für fachliche Unterstützung. Ihr Steuerberater kann Ihnen wertvolle Hinweise geben, welche spezifischen Anforderungen und Best Practices in Ihrer Branche zu beachten sind.
Regelmäßige Besprechungen mit Ihrem Steuerberater helfen zudem, Ihre Dokumentation auf dem neuesten Stand zu halten und sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
Rechte-Rollen-Konzept implementieren
Erwägen Sie die Implementierung eines Rechte-Rollen-Konzepts in Ihrem Unternehmen. Ein solches Konzept definiert klar, welche Mitarbeiter Zugriff auf welche Daten und Dokumente haben.
Dies erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern erleichtert auch die Administration, da Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten eindeutig festgelegt sind.
Eine gut strukturierte Rechtevergabe hilft dabei, Datenmissbrauch zu verhindern und den Überblick über die Zugriffsrechte zu behalten.
E-Mails müssen archiviert werden
Seit 2007 gelten E-Mails formell als Geschäftsbriefe und müssen daher GoBD-konform archiviert werden.
Das bedeutet, dass alle geschäftlichen E-Mails, einschließlich derjenigen, die JTL2Datev Transaktionsdaten enthalten, entsprechend den gesetzlichen Anforderungen archiviert werden müssen.
Eine ordnungsgemäße Archivierung stellt sicher, dass die E-Mails im Falle einer steuerlichen Prüfung oder eines rechtlichen Streits als Nachweis dienen können.
Um die GoBD-Konformität und den Datenschutz sicherzustellen, sollten Sie Dienste nutzen, die E-Mails automatisiert und gesetzeskonform archivieren. Diese Dienste bieten nicht nur Schutz vor Datenverlust und Manipulation, sondern erleichtern auch die Verwaltung großer Mengen an E-Mails.
Fazit
Mit der richtigen Anwendung der JTL2Datev Schnittstelle, einer sorgfältigen Dokumentation und einer effektiven E-Mail-Archivierung sind Sie bestens gerüstet, den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und Ihre Geschäftsabläufe effizient zu gestalten.
Wir hoffen, dass wir mit diesem Ratgeber Ihre wichtigsten Fragen und Probleme angesprochen, und Denkanstöße gegeben haben. Wir lwünschen Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung und stehen Ihnen jederzeit für Unterstützung zur Verfügung.
Zögern Sie bitte nicht, uns bei Fragen oder Beratungsbedarf zu kontaktieren!
