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Worauf muss ich als JTL2Datev Nutzer achten?

Worauf muss ich als JTL2Datev Nutzer achten?

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Dieser Ratgeber richtet sich an Sie, wenn Sie die JTL2Datev Schnittstelle seit kurzem oder schon lĂ€nger im Einsatz haben, oder sich einfach ĂŒber den optimalen Betrieb der Schnittstelle informieren möchten.

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Warum JTL2Datev fĂŒr ihre Buchhaltung?

Die Firma Jera Software hat erfolgreich mehrere zehntausend Schnittstellen im Einsatz und hilft damit zahlreichen Unternehmen, ihre Buchhaltungsprozesse zu optimieren.

Dieser Ratgeber richtet sich an Sie, wenn Sie die JTL2Datev Schnittstelle seit kurzem oder schon lĂ€nger im Einsatz haben, oder sich einfach ĂŒber den optimalen Betrieb der Schnittstelle informieren möchten.

Unser Ziel ist es, Ihnen die tÀgliche Buchhaltungsarbeit zu erleichtern und hÀufige Probleme zu vermeiden.

Stolperfallen vermeiden und optimal nutzen

Wir schreiben diesen Text, weil wir in unserem AlltagsgeschÀft mit unseren Mandanten immer wieder feststellen, dass der Buchhaltungs-Ablauf im Alltag nicht immer optimal lÀuft.

Es gibt viele Stolperfallen, die den reibungslosen Betrieb behindern können – mal kleine, mal große.

Um Ihnen dabei zu helfen, diese HĂŒrden zu ĂŒberwinden und die Effizienz Ihrer Buchhaltung zu steigern, haben wir die wichtigsten Punkte zusammengestellt, auf die Sie als Nutzer der JTL2Datev Schnittstelle achten sollten.





Ist Ihr JTL2DATEV Tarif ĂŒberhaupt der Richtige?

Jera Software bietet mit JTL2DATEV eine optimierte Lizenz Struktur, die die Basis-Schnittstelle um passende Module fĂŒr Zahlungsanbieter und MarktplĂ€tze beliebig erweitern lĂ€sst.

Das Spektrum wÀchst stetig und auch die Funktionen vorhandener Schnittstellen werden erweitert.

Einen guten ErstĂŒberblick können Sie ĂŒber Ihre vorhandenen Rechnungen bekommen:

Letzte Rechnungen öffnen:

Ihre Jera Rechnung enthĂ€lt aufgeschlĂŒsselt sowohl die Schnittstelle als auch die von Ihnen dazugebuchten Module

Gebuchte Lizenzen ĂŒberprĂŒfen:

Stellen Sie fest, ob Sie die gebuchten MarktplĂ€tze und Zahlungsanbieter tatsĂ€chlich nutzen, oder ob durch eine Änderung in Ihrem Shop andere Lizenzen mehr Sinn ergeben

Auf Neuerungen bei Jera achten:

Nutzen Sie MarktplĂ€tze, die in Ihrem aktuellen Abonnement nicht unterstĂŒtzt werden? Ein Blick in unseren Shop lohnt, möglicherweise gibt es zwischenzeitlich neue Lizenzen, die Ihre Arbeit vereinfachen können

Die Übersicht ĂŒber alle Lizenzen und Möglichkeiten bei JTL2Datev ist nicht immer einfach. Falls Sie unsicher sind, bieten wir einen kostenlosen Tarifcheck an. Dieser hilft Ihnen, die beste Wahl zu treffen, und nach unseren Erfahrungen können Sie hier Ihre Kosten im Schnitt um 13% senken.





Immer auf dem aktuellen Stand?

Um sicherzustellen, dass die JTL2DATEV-Schnittstelle reibungslos funktioniert und sicher bleibt, sollten regelmĂ€ĂŸige Wartungsschritte durchgefĂŒhrt werden. Doch was bedeutet das genau?

ZunÀchst Konfigurationsdatei sichern

Vor jedem Update sollten Sie die Konfigurationsdatei separat speichern. Dies gewĂ€hrleistet, dass Sie bei Problemen nach dem Update schnell wieder auf Ihre bewĂ€hrte Konfiguration zurĂŒckgreifen können, ohne Datenverluste zu riskieren.

Aktualisierungen zeitnah einspielen

Es gibt stÀndig Aktualisierungen sowohl in Ihrem JTL Umfeld, als auch in der Finanzbuchhaltungswelt. Diese Updates sind wichtig, um sicherzustellen, dass Ihre Schnittstelle den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht und reibungslos funktioniert.

Das gilt ĂŒbrigens nicht nur fĂŒr ihre JTL2Datev-Schnittstelle sondern fĂŒr ihre gesamte eingesetzte Software. Ein gutes Lizenzmanagement System kann Ihnen hier viel Arbeit abnehmen und Übersichten schaffen.

Beta Programme der JTL-Wawi gut bedenken

Die Teilnahme am Beta-Programm der JTL Wawi oder auch neuesten JTL Wawi Versionen sollte mit Bedacht erfolgen. Eventuell wird zu Beginn die Schnittstelle oder andere von Ihnen genutzte Funktionen nicht unterstĂŒtzt.

Informieren sie sich vorab bei Jera Software und auch anderen Anbietern, dessen Produkte Sie in rund um Ihre JTL-Wawi verwenden.





Der Airbag fĂŒr Ihre Daten

Die Konfigurationsdatei ist das HerzstĂŒck Ihrer JTL2Datev Schnittstelle, und beinhaltet alle wichtigen Einstellungen und Anpassungen.

Die Konfigurationsdatei befindet sich standardmĂ€ĂŸ im “JTL2Datev” Ordner, der sich im Dokumentenordner befindet.

Eine regelmĂ€ĂŸige Sicherung dieser Datei verhindert AusfĂ€lle in Ihrer Buchhaltung und spart wertvolle Zeit bei Datenverlust oder versehentlich gelöschten Dateien.

Mehr Sicherheit mit 3-2-1 Regel

Wie bei all Ihren Datensicherungen sollten sie so etwas Wichtiges wie die Konfigurationsdatei ebenfalls in ihr Backup Konzept integrieren.

Eine bewÀhrte Lösung ist hier die 3-2-1 Regel :

  • Erstellen Sie regelmĂ€ĂŸig drei Sicherungen der Datei
  • Speichern Sie diese auf zwei unterschiedlichen Medien und bewahren Sie die dritte Kopie an einem externen Ort auf.

Idealerweise nutzen Sie automatische Backup-Methoden und Tools, um die Sicherung regelmĂ€ĂŸig und zuverlĂ€ssig durchzufĂŒhren. Mit unserem JTL2Datev Wartungspaket decken Sie sofort alle Anforderungen ab.





Rechtssicherheit gewÀhrleisten

Der erzeugte Export Ihrer JTL2Datev Schnittstelle enthĂ€lt sensible Daten, die nicht nur kritische Informationen ĂŒber Ihr Unternehmen preisgeben sondern zudem auch personenbezogene Daten Ihrer Kunden beinhalten.

Daher sind Sie schon rein rechtlich dazu verpflichtet, die Sicherheit dieser Daten so gut es geht zu sichern. Stellen sie also sicher, dass Sie mindestens Eine der genannten Methoden im Einsatz haben:

VerschlĂŒsseln der generierten Exportdatei

Falls sie den Export regelmĂ€ĂŸig per Mail an Ihren Steuerberater oder auch im Unternehmen versenden, verschlĂŒsseln Sie die .csv Datei in eine ZIP-Datei und setzen Sie ein starkes Passwort.

Kostenlose Programme wie z.B. 7Zip ermöglichen das.

Senden Sie das dazugehörige Kennwort nie im gleichen Zuge, sondern nutzen Sie einen anderen Kommunikationskanal wie z.B Telefon oder SMS.

VerschlĂŒsseln der Mail

Verwenden Sie eine VerschlĂŒsselungssoftware wie PGP (Pretty Good Privacy) oder S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions), um die E-Mail und die angehĂ€ngte .csv Datei zu verschlĂŒsseln.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Steuerberater die entsprechenden SchlĂŒssel zum EntschlĂŒsseln der Nachricht hat.

VerschlĂŒsselte USB-Sticks

Anbieter wie Kingston bieten USB-Sticks mit integriertem Tastenfeld, auf welchem alphanumerische Passwörter direkt eingegeben werden können.

Der Vorteil: Auf diese Weise können keine Passwörter ĂŒber den Computer nachverfolgt werden. Dank 256-Bit AES-DatenverschlĂŒsselung im XTS-Modus und FIPS 197-Zertifizierung erfĂŒllen die Sicherheits-USB-Sticks von Kingston die gĂ€ngigen Anforderungen, die an die IT-Sicherheit von Unternehmen gestellt werden.





PlausibilitÀtskontrollen und Abstimmungen

Um AbnormitĂ€ten frĂŒhzeitig zu entdecken ist es wichtig, dass Sie Ihren Export regelmĂ€ĂŸig stichprobeartig auf AuffĂ€lligkeiten und ungewöhnliche Abweichungen zu prĂŒfen.

PrĂŒfungen können unterschiedliche AusprĂ€gungen haben, aus unserer Erfahrung entstehen die hĂ€ufigsten Fehler aber meist an folgenden Positionen:

Übereinstimmung der Rechnungsbelege:

  • ÜberprĂŒfen Sie, ob die Anzahl der Rechnungsbelege in der Warenwirtschaft mit den in JTL2DATEV generierten ĂŒbereinstimmt.
  • Vergessen Sie nicht, Rechnungskorrekturen zu berĂŒcksichtigen.

Summen und Salden:

  • Stimmen die Summen und Salden beider Systeme ĂŒberein?
  • PrĂŒfen Sie sowohl Rechnungswerte als auch Rechnungskorrekturwerte auf auffĂ€llige Abweichungen.

SteuersĂ€tze fĂŒr In- und Auslandslieferungen:

  • Stellen Sie sicher, dass die SteuersĂ€tze fĂŒr In- und Auslandslieferungen schlĂŒssig sind und der aktuellen Gesetzeslage entsprechen.

Kontenzuordnung der Warengruppen:

  • Falls sie in der JTL Wawi mit Warengruppen fĂŒr Ihre Buchungskonten arbeiten sollten Sie auch hier regelmĂ€ĂŸig schauen, ob die zugeordneten Konten der Warengruppen noch aktuell und korrekt sind.

Rechnungen ohne Wert:

  • Identifizieren und klĂ€ren Sie Rechnungen, die einen Nullwert aufweisen. Haben Rechnungsposition und Rabatte auf diese Positionen die gleichen Buchungskonten?

Fehler direkt beheben

Besprechen Sie die Ergebnisse der PlausibilitĂ€tskontrollen mit Ihrem Steuerberater und dokumentieren Sie diese Besprechungen grĂŒndlich. Nehmen Sie Änderungen der fehlerhaften Einstellungen in der JTL Wawi oder ihrer JTL2Datev Schnittstelle direkt vor, und kontaktieren Sie bei Bedarf Ihren Servicepartner fĂŒr eine ideale Einrichtung.





Rechtssicherheit gewÀhrleisten, die Zweite

Eine Verfahrensdokumentation ist unerlĂ€sslich, um nachzuweisen, dass bei der Verarbeitung digitaler Dokumente die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und den GrundsĂ€tzen zur ordnungsmĂ€ĂŸigen FĂŒhrung und Aufbewahrung von BĂŒchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfĂŒllt werden.

Sie sind sogar rechtlich verpflichtet, eine solche Dokumentation zu fĂŒhren. Besonders wichtig ist es, auch die Prozesse rund um die Fibu-Auslese mit Jera JTL2Datev darin zu hinterlegen.

Warten Sie nicht, starten Sie direkt

Beginnen Sie ab dem nĂ€chsten Monat, das Vorgehen stichpunktartig zu dokumentieren. Notieren Sie detailliert, wer fĂŒr welche Aufgaben zustĂ€ndig ist, wie diese Aufgaben durchgefĂŒhrt werden und an welchem Ort die relevanten Dokumente und Daten gespeichert werden.

Eine prĂ€zise Aufzeichnung dieser Informationen ist entscheidend, um den gesamten Prozess nachvollziehbar zu machen und eventuelle LĂŒcken frĂŒhzeitig zu identifizieren.

Ihr Steuerberater kann helfen

Konsultieren Sie Ihren Steuerberater fĂŒr fachliche UnterstĂŒtzung. Ihr Steuerberater kann Ihnen wertvolle Hinweise geben, welche spezifischen Anforderungen und Best Practices in Ihrer Branche zu beachten sind.

RegelmĂ€ĂŸige Besprechungen mit Ihrem Steuerberater helfen zudem, Ihre Dokumentation auf dem neuesten Stand zu halten und sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Rechte-Rollen-Konzept implementieren

ErwÀgen Sie die Implementierung eines Rechte-Rollen-Konzepts in Ihrem Unternehmen. Ein solches Konzept definiert klar, welche Mitarbeiter Zugriff auf welche Daten und Dokumente haben.

Dies erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern erleichtert auch die Administration, da Verantwortlichkeiten und ZustÀndigkeiten eindeutig festgelegt sind.

Eine gut strukturierte Rechtevergabe hilft dabei, Datenmissbrauch zu verhindern und den Überblick ĂŒber die Zugriffsrechte zu behalten.





E-Mails mĂŒssen archiviert werden

Seit 2007 gelten E-Mails formell als GeschĂ€ftsbriefe und mĂŒssen daher GoBD-konform archiviert werden.

Das bedeutet, dass alle geschĂ€ftlichen E-Mails, einschließlich derjenigen, die JTL2Datev Transaktionsdaten enthalten, entsprechend den gesetzlichen Anforderungen archiviert werden mĂŒssen.

Eine ordnungsgemĂ€ĂŸe Archivierung stellt sicher, dass die E-Mails im Falle einer steuerlichen PrĂŒfung oder eines rechtlichen Streits als Nachweis dienen können.

Um die GoBD-KonformitĂ€t und den Datenschutz sicherzustellen, sollten Sie Dienste nutzen, die E-Mails automatisiert und gesetzeskonform archivieren. Diese Dienste bieten nicht nur Schutz vor Datenverlust und Manipulation, sondern erleichtern auch die Verwaltung großer Mengen an E-Mails.





Fazit

Mit der richtigen Anwendung der JTL2Datev Schnittstelle, einer sorgfĂ€ltigen Dokumentation und einer effektiven E-Mail-Archivierung sind Sie bestens gerĂŒstet, den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und Ihre GeschĂ€ftsablĂ€ufe effizient zu gestalten.

Wir hoffen, dass wir mit diesem Ratgeber Ihre wichtigsten Fragen und Probleme angesprochen, und DenkanstĂ¶ĂŸe gegeben haben. Wir lwĂŒnschen Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung und stehen Ihnen jederzeit fĂŒr UnterstĂŒtzung zur VerfĂŒgung.

Zögern Sie bitte nicht, uns bei Fragen oder Beratungsbedarf zu kontaktieren!

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