Bei der Nutzung der JTL2DATEV Schnittstelle können gelegentlich Fehler bei der Datenauslese auftreten. Diese Fehler können plötzlich-sporadisch auftauchen und unterschiedliche Ursachen haben. Umso wichtiger, die mögliche Ursachen zu identifizieren und zu eliminieren. Selbst kleine Abweichungen können zu einem hohen Nachbereitungsaufwand bedeuten, wenn Fiskalzeiträume festgeschrieben sind.
Aus unserer Erfahrung: Ursachen für Warnungen & Fehler, die wir tagtäglich vorfinden:
- Falsche Einstellungen in der Warenwirtschaft (JTL Wawi): Überprüfen Sie die Konfigurationen und (Steuer-) Einstellungen in Ihrer JTL-Wawi. Falsche oder unvollständige Einstellungen können die Datenauslese beeinträchtigen z. B. falsch gesetzte Steuereinstellungen für den Auslandsversand.
- Falsche Einstellungen in der JTL2DATEV Konfiguration: Stellen Sie sicher, dass die JTL2DATEV Schnittstelle korrekt konfiguriert ist. Fehlerhafte Einstellungen innerhalb der Schnittstelle können zu Dateninkonsistenzen führen z. B. wenn falsche Buchungskonten hinterlegt sind.
- Bedienfehler in der JTL Wawi: Bedienfehler wie das doppelte Erstatten zu einer Bestellung können ebenfalls Fehler verursachen. Diese Art von Fehlern können Sie durch Schulung und Standardprozesse weitgehend umgehend eliminieren.
Handlungsempfehlung für Mitarbeitende
Um Bedienfehler zu vermeiden, sollten Mitarbeitende regelmäßig geschult werden. Dies umfasst:
- Schulungen und Trainings: Organisieren Sie regelmäßige Schulungen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden mit den Prozessen und der Bedienung der JTL2DATEV Schnittstelle vertraut sind.
- Dokumentation und Checklisten: Erstellen Sie umfassende Dokumentationen und Checklisten, die die korrekten Vorgehensweisen beschreiben und den Mitarbeitenden als Leitfaden dienen. Für eine Einfache Dokumentation empfiehlt sich eine freie, kostenfreie Software “Bookstack”
- Kontrollmechanismen: Implementieren Sie Kontrollmechanismen, wie das Vier-Augen-Prinzip, um Fehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren. Besprechen Sie explizit mit Ihrem Steuerberater die Sachverhalte.
- Perspektivenwechsel: Stellen Sie sich vor: Sie sind ein Angestellter und möchten dem Unternehmen bewusst schaden. Wie würden Sie vorgehen? Erfahrungsgemäß ist die Bedrohung von innen real und wird regelmäßig unterschätzt.
- Zuständigkeiten: Rechte und Rollenkonzept im Unternehmen einführen, wer macht was und wie?
Durch diese Maßnahmen haben Sie häufigsten Bedienfehler minimiert und eine reibungslose Datenauslese mit JTL2DATEV gewährleistet werden.