Warum eCommerce-Unternehmen ihre Buchhaltung digitalisieren sollten
eCommerce-Unternehmen, die mit der JTL Warenwirtschaft arbeiten stehen in der Buchhaltung oft vor der Herausforderung, mit ihrem rasanten Wachstum Schritt zu halten, damit die Finanzbuchhaltung nicht zu einem komplexen und zeitintensiven Prozess wird.
Hier setzt JTL2DATEV von JERA Software an und bietet eine leistungsstarke Lösung, um Buchhaltungsprozesse effizienter und fehlerfreier zu gestalten.
Was ist JTL2DATEV überhaupt?
JTL2DATEV ist eine führende Schnittstellen-Software im JTL-Umfeld, entwickelt von der JERA GmbH. Diese Software verbindet die Buchhaltungssoftware von JTL, einem bekannten E-Commerce ERP-System, mit DATEV, der führenden Softwarelösung für Steuerberater und Buchhalter in Deutschland.
Diese Schnittstelle ermöglicht eine Übertragung von Finanzdaten aus JTL an DATEV, was den Buchhaltungsprozess erheblich vereinfacht und beschleunigt, wenn es richtig genutzt wird.
Funktionsweise von JTL2DATEV kurz erklärt
JTL2DATEV funktioniert als Brücke zwischen der JTL Warenwirtschaft und DATEV. Die Software extrahiert relevante Auftragsdaten aus JTL Warenwirtschaft, wie beispielsweise Rechnungen und konvertiert diese in ein Format, das von dem nachgelagerten DATEV-System verarbeitet werden kann.
Aus anderen Quellen (z. B. dem PayPal-Zahlungsbericht) werden dann die Zahlungen mit den Auftragsdaten gegengehalten.
Wenn nun Sachverhalte nicht passen, z. B. eine Gutschrift aus Amazon ohne zugehörige Rechnung in der Warenwirtschaft vorhanden ist, gibt JTL2DATEV Hinweise bzw. Warnungen aus.
Das ermöglicht eine effektive Vorarbeit und erleichtert den Steuerverantwortlichen die eigentliche Arbeit immens.
Anschließend, nach der Vorbereitung, werden die Daten typischerweise an Ihren Steuerverantwortlichen übergeben und dieser überträgt diese dann an das DATEV- System und erledigt final den Monatsabschluss.
Welche konkreten Vorteile können sich durch den Einsatz von JTL2DATEV ergeben?
Automatisierte Verbuchung der Zahlungen mit Aufträgen
Einer der größten Vorteile von JTL2DATEV ist die Automatisierung der Verbuchung; in der Regel wird dies für die beim Onlinehandel typischerweise hohe Anzahl der Ausgangsrechnungen erledigt, während die Eingangsbelege über einen anderen Weg in die Finanzbuchhaltung kommen.
Zeitersparnis durch Automatisierung
Durch die Automatisierung und den Wegfall manueller Arbeitsschritte sparen Sie wertvolle Zeit. Steuerverantwortliche können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, statt Daten manuell zu übertragen.
Kosteneffizienz
Die Zeitersparnis und die Reduzierung von Fehlern führen in aller Regel zu Kosteneinsparungen. Effizientere Prozesse bedeuten weniger Nacharbeit und damit geringere Kosten.
Höhere Genauigkeit
JTL2DATEV ist in der Lage, die Gebührenanteile, Rückbehalte & Co. aus den Umsätzen exakt zuzuordnen - und das für jede einzelne Transaktion.
Oft werden mangels Alternativen Umsätze saldiert gebucht (z. B. eine Buchung mit dem Gesamtumsatz für PayPal-Monatsumsatz) - das ist nicht richtig.
Relativ einfache Integration
Die Installation von JTL2DATEV ist unkompliziert und erfordert keine tiefgehenden IT-Kenntnisse. Die Software ist benutzerfreundlich gestaltet und lässt sich schnell in bestehende Systeme einbinden, dennoch ist eine sorgfältige Inbetriebnahme dringend angeraten. Dazu nachfolgend mehr.
JTL2Datev Installation: Schnell erledigt - die richtige Inbetriebnahme sorgfältig angehen
Die erste Installation von JTL2DATEV ist schnell und einfach. Wie gewohnt wird auf der eigenen Windows-Umgebung die Software installiert. JTL2DATEV wird lokal (“on premises”) betrieben. Es ist kein Cloud-Dienst.
Wichtig ist aber die Unterscheidung zwischen der Installation der Schnittstelle, welche in erster Linie technischer Natur ist (Anbindung an die JTL-Datenbank, Software-Installation) und der steuerlichen Einrichtung/Konfiguration für den produktiven Echtbetrieb (u. a. Konten, Steuersätze).
Dieses erfordert wiederum umfangreiches Know-how, damit die Schnittstelle im Nachgang die richtigen Daten liefert, mit denen der Steuerberater bzw. die Buchhaltung arbeiten kann.
Eine falsche Datenbasis kann schnell einen großen Schaden in der Finanzbuchhaltung verursachen.
Die Nacharbeit aufgrund einer fehlerhaften Inbetriebnahme ist um ein Vielfaches höher, als eine “ordentliche” Erst-Einrichtung der Schnittstelle; immer wieder erleben wir im Kundenumfeld fatale Folgen aufgrund fehlerhafter Einstellung inkl. Stress mit den (ausländischen) Finanzämtern.
Im täglichen Betrieb: Häufige Fehler im Einsatz von JTL2Datev vermeiden
Auch der Betrieb der Finanzbuchhaltungsschnittstelle erfordert Aufmerksamkeit, beispielsweise bedarf die Schnittstelle stetiger Software-Aktualisierungen und Datensicherungen der Konfiguration.
Die Schnittstelle funktioniert nicht vollautomatisch, sondern bedarf der Bedienung einer geschulten Person - die Nacharbeit eventueller Fehler im Ausleseprotokoll ist obligatorisch.
Mehr dazu finden Sie im Blog-Beitrag: Worauf muss: ich als JTL2Datev Nutzer achten?
Wie starten? Kostenfreies Erstgespräch nutzen und sofort loslegen
Wir beraten kostenfrei, einfach dazu Kontakt aufnehmen und können im Anschluss an das Gespräch eine kostenfreie Testlizenz zur Verfügung stellen. Wir sprechen gerne bei Bedarf auch mit den Steuerverantwortlichen.
Fazit
Mit JTL2DATEV von JERA Software steht eine leistungsstarke Lösung zur Verfügung, die den Buchhaltungsprozess erheblich vereinfacht und optimiert. Durch die automatisierte Datenübertragung, Zeitersparnis, Kosteneffizienz und die einfache Integration wird die Finanzbuchhaltung nicht nur effizienter, sondern auch sicherer und fehlerfreier. Wichtig ist dabei die ordentliche Einrichtung und der geschulte Umgang mit der Schnittstelle, damit es keine bösen Überraschungen gibt.
Über JERA Software
JERA Software hat sich auf die Entwicklung innovativer Softwarelösungen speziell für die Finanzbuchhaltung spezialisiert. Es ist inhabergeführt und stammt aus dem Schwarzwald. Seit 2015 verbindet uns eine großartige Partnerschaft. Mehr Informationen finden Sie im Partnerprofil von Jera Software