Archivierung - Ein kurzer Einstieg
Sie haben kaum Überblick über Ihre wichtigsten Geschäftsdokumente und wissen nicht, wie Sie sie am besten aufbewahren und organisieren können? Unser Einstiegs-Guide zeigt hnen die Grundlagen der Dokumentenarchivierung.Von der Wahl des richtigen Archivierungssystems bis hin zu den rechtlichen Vorschriften.
Was bedeutet „Archivierung“ genau?
Anders als bei der klassischen Datensicherung, ist die Archivierung das Speichern von Daten und Dokumenten für einen längeren Zeitraum, der teilweise von Gesetzgebern festgelegt wird (in der Regel 6 bis 10 Jahre). Ferner werden die Dokumente revisionssicher archiviert und gleichzeitig indiziert sowie zentralisiert, damit sie auch nach längerer Zeit schnell wiedergefunden werden können. Der Zweck der Archivierung ist also, wichtige Geschäftsdokumente zuverlässig und gleichzeitig leicht zugänglich aufbewahrt werden. Dies bringt Ihnen weitere Vorteile bei anfallenden Terminen, wie z.B. Prüfungen oder Audits.
Kosten von Archivierungs-Lösungen
Die Kosten hängen von einigen Faktoren ab:
- Auswahl der Softwarelösung (Lizenzkosten)
- Anzahl der Nutzer
- Software as a Service(SaaS) Lösung oder Selbst-Betrieb
- Menge der zu sichernden Daten
- Art der zu sichernden Daten (PDF sind im Zweifel kleiner als Fotos)
- Dauer der Archivierung
Wichtig ist hierbei, dass klar ist, welche Daten archiviert werden. Falls Sie mit Datev Unternehmen Online arbeiten, findet hier in dem Belegservice bereits ein guter Teil Ihrer Archivierung statt.
Weitere Dienstleister machen ihre monatlichen Kosten in der Regel von der Anzahl der Belege und/oder der Anzahl an Usern abhängig.
Es besteht ebenso die Möglichkeit, ältere in reiner Papierform vorliegende Akten komplett von einem Dienstleister digitalisieren zu lassen. Die Kosten hier richten sich ebenfalls nach der Anzahl der Dokumente.
Die Archivierung von E-Mails ist dabei recht günstig. Wir reden von ca. 5 Euro pro Benutzer pro 50 GB im Monat. Also landet man bei einer gesetzlichen Archivierung von 10 Jahren bei ca. 600 Euro pro Benutzer.
Vorteile einer guten Dokumenten-Archivierung
Eine gute Dokumenten-Archivierungslösung hat viele Vorteile. Zum einen verringert sie den Bedarf an manueller Arbeit für die sichere Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten und Rechnungen. Dies spart Kosten und schont Ressourcen. Ferner bauen viele Lösungen Indizes auf, die das Finden von Dokumenten deutlich vereinfachen. Ebenso erfüllt eine gute Archivierungs-Lösung alle relevanten rechtlichen Anforderungen an die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Datenverarbeitung). Dies ist insbesondere für Unternehmen von Bedeutung, die sich an die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) zu halten haben. Auch Migrationen von Buchhaltungs- oder E-Mail-Systemen können mit einer guten Archivierungs-Lösung deutlich vereinfacht werden. Datenverluste durch Defekte oder Cyber-Attacken werden reduziert oder sogar verhindert, weil revisionssichere Daten von Angreifern nicht verschlüsselt werden können. Insgesamt kann man also sagen, dass eine gute Archivierungs-Lösung viele Vorteile bietet und Unternehmen bei der Erfüllung ihrer rechtlichen Anforderungen unterstützt. Sie ermöglicht es, Kosten zu sparen und Ressourcen zu schonen sowie Datenschutz und Sicherheit der eigenen Systeme zu verbessern.
Welche Risiken können durch schlechte Dokumenten-Archivierung entstehen?
Es gibt viele Risiken, die entstehen können, wenn Sie Ihre Dokumentenarchivierung nicht richtig durchführen. Ohne eine automatische Archivierung können Belege versehentlich unwiderrufbar gelöscht werden. Es besteht auch die Gefahr, dass wichtige Informationen oder Dokumente aufgrund eines Hardwaredefekts oder Unfalls (Naturkatastrophen, Vandalismus) nicht mehr zugänglich sind. Ein weiteres Problem ist, dass man schnell eine Steuerprüfung bekommt und dann Probleme bekommen kann, wenn man keine ordnungsgemäße Archivierung betreibt. Einige Versicherungsgesellschaften fordern von Unternehmen ein Archivierungskonzept. Dieses Konzept legt fest, welche Richtlinien und Verfahren für die Aufbewahrung und den Schutz von Daten gelten sollten. So müssen Unternehmen nach einer Norm sicherstellen, dass alle ihre Daten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden - andernfalls können sie für einen Schaden haftbar gemacht werden. Außerdem muss es einfach sein, die Dokumente zu finden und zu verwalten - andernfalls ist es schwierig, im Fall einer Steuerprüfung vorbereitet zu sein. Es ist daher entscheidend, dass Unternehmen die Art und Weise berücksichtigen, wie sie ihre Daten archivieren. Investitionen in ein modernes Archivierungssystem kann helfen, die Kontrolle über Ihre Datenbestände zu behalten und gleichzeitig den Zeitaufwand für die Erstellung des Archivierungskonzepts und die Einhaltung der geltenden Bestimmungen zu minimieren.
Was sollte ich grundsätzlich bei der Arbeit mit einem Archivierungssystem beachten?
Prinzipiell sollten Sie auf eine Lösung setzen, die Sie auch im Notfall selbstständig bedienen können. Bei selbst betriebenen Lösungen sollten also die Kompetenzen stets in Ihrem Unternehmen vorhanden sein.
Machen Sie sich bei der Einführung des Systems einen Überblick und erstellen Sie ein Konzept der zu archivierenden Dokumente, das in Ihr allgemeines Backup-Konzept gut integriert wird. Das gibt Ihnen ein gutes Gefühl über die aktuelle Struktur und kann zudem überflüssige Kosten für unnötige Archivierungs-Volumen reduzieren.
Wie zuvor schon erwähnt, muss Ihre Archivierungs-Lösung natürlich GoBD-konform sein.
