2.1 Abgrenzung zur klassischen Buchhaltung
Während die klassische Buchhaltung sich stark an Einzelbelegen orientiert, basiert die Buchhaltung im E-Commerce auf der Interpretation von Systemdaten. JTL, Marktplätze, Shopsysteme und Zahlungsanbieter erzeugen automatisierte Prozesse, die nicht isoliert betrachtet werden können.
Der buchhalterische Schwerpunkt liegt daher nicht auf der manuellen Kontierung, sondern auf der Konzeption eines funktionierenden Buchhaltungssystems, der richtigen Einrichtung der Systeme und der laufenden Kontrolle der ausgegebenen Daten. Viele Fehler entstehen nicht beim Buchen, sondern beim Entstehen der Daten — oft Wochen oder Monate zuvor.
2.2 Typische Buchhaltungsprozesse im Onlinehandel
Im E-Commerce müssen zahlreiche Datenquellen miteinander harmonieren:
- Marktplatzgebühren (Amazon, eBay, Kaufland, Etsy)
- Zahlungsanbieter (PayPal, Klarna, Stripe, Amazon Payments)
- Versand- und Retourenlogiken
- Internationale Umsätze
- Gutschriften und Stornos
- FBA-Lagerbewegungen
- Gutscheinsysteme
- OSS-Meldungen
- Intrastat-Anforderungen
Viele dieser Prozesse entstehen automatisiert. Dadurch steigt die Bedeutung der Systemkontrolle, aber auch das Risiko systematischer Fehler, die sich über tausende Buchungen ausbreiten können.
2.3. Wie JTL die Buchhaltung unterstützt
2.4. Datenquellen in JTL-Wawi
Die JTL-Wawi fungiert in der Finanzbuchhaltung als „Single Source of Truth“. In ihr entstehen nahezu alle buchhaltungsrelevanten Daten — strukturiert, nachvollziehbar und in hoher Detailtiefe. Dazu gehören unter anderem:
- Aufträge, Rechnungen, Gutschriften
- Zahlungsinformationen und Zahlungsstatus
- Versand- und Retourendaten
- Lager- und Warenbewegungen
- Marktplatz- und Shopdaten
- Steuersätze und steuerliche Klassifizierungen
Damit bildet JTL die zentrale Datendrehscheibe zwischen operativem Geschäft und Finanzbuchhaltung. Ohne saubere Prozesse in JTL ist eine korrekte Buchhaltung unmöglich.
2.5 Automatisierte Vorgänge in JTL
JTL automatisiert viele alltäglichen Vorgänge: Rechnungen & Gutschriften werden automatisch erzeugt, Retouren systemseitig verarbeitet und Zahlungsstatus aus externen Systemen übernommen. Die Steuerlogik in JTL erlaubt es, Steuersätze, EU-Umsätze, Reverse-Charge-Konstellationen und Sonderfälle sauber abzubilden, solange die Artikelstammdaten und die entsprechenden Steuereinstellungen korrekt gepflegt sind.
Damit nimmt JTL eine Vorverarbeitungsrolle ein, die später über die Qualität der gesamten Finanzbuchhaltung entscheidet. Die Steuereinstellungen werden mit Auftragseingang festgelegt.
2.6 Bereiche, die außerhalb von JTL gelöst werden müssen
Trotz seiner Stärken deckt JTL nicht die komplette Finanzbuchhaltung ab. Wichtige Bereiche bleiben bewusst ausgelagert:
- GoBD-konforme, revisionssichere Mail- und Belegarchivierung
- Erstellung der Verfahrensdokumentation
- Steuerliche Bewertung der Geschäftsvorfälle
- Kontierung und Übergabe an den Steuerberater
- Verarbeitung komplexer Marktplatzgebühren
- DATEV-Export, API-Schnittstellen oder Belegtransfer
- Optional: Übertragung von Buchhaltungsdaten in andere Ziel-Systemen, zu denen Konnektivität hergestellt werden muss
Damit zeigt sich: JTL ist das Fundament, aber spezielle Tools oder Dienstleister sind notwendig, um die Buchhaltung vollständig abzubilden.
2.7 Besonderheiten bei Plattformen und Marktplätzen
Marktplätze bringen zahlreiche Besonderheiten mit, die in der Buchhaltung berücksichtigt werden müssen: Gebühren, Einbehalte, Auszahlungszeitpunkte, automatisierte Erstattungen, Gutscheinsysteme und FBA-Lagerbewegungen gehören ebenso dazu wie die oft komplexe Abrechnungslogik von Amazon und eBay.
Auch betriebstypische Besonderheiten wie Intrastat-Meldungen entstehen häufig im Hintergrund und werden erst buchhalterisch sichtbar, wenn Fehler auftreten. Deshalb ist ein tiefes Verständnis der Marktplatzmechanik entscheidend.
2.8 Herausforderungen bei Gebühren, Zahlungsdiensten und Abrechnungen
Viele Zahlungsdienstleister führen Sammelzahlungen aus, die nicht 1:1 mit einzelnen Rechnungen korrespondieren. Gebührenmodelle sind vielfältig und unterscheiden sich je nach Land, Marktplatz und Zahlungsart. Diese Abrechnungen korrekt in die Finanzbuchhaltung zu überführen, gehört zu den anspruchsvollsten Aufgaben des E-Commerce.
Tools wie FIBU-Anbindungen, Gebührenimporter oder spezialisierte Automatisierungslösungen können hier entlasten — sind aber kein Ersatz für eine saubere Prozessdefinition.
2.9 Steuerliche Besonderheiten: OSS, EU-Umsätze und Gutscheine
Seit der Einführung des EU-OSS-Verfahrens ist die korrekte Zuordnung von Umsätzen zu Steuersätzen und Ländern noch wichtiger. Dazu kommen innergemeinschaftliche Lieferungen, Reverse-Charge-Verfahren, steuerliche Besonderheiten bei Dienstleistern sowie unterschiedliche Gutscheinarten, die unterschiedlich steuerbar sind.
Gerade im E-Commerce entstehen steuerliche Pflichten oft unbemerkt, z. B. durch das Aktivieren von Amazon PAN-EU, wodurch plötzlich Steuerpflichten in mehreren Ländern entstehen, weil Lager und Versand dann gemäß Amazon-Vorgaben abgewickelt wird. Eine enge Abstimmung mit dem Steuerberater ist zwingend notwendig so oder so.