1. Einleitung: Warum die Wahl der Buchhaltungs Software so entscheidend ist
Nach den Grundlagen aus Teil 1 stellt sich die nächste zentrale Frage: Mit welchen Werkzeugen setze ich meine Finanzbuchhaltung eigentlich um?
Denn die JTL Wawi bildet die Daten, Belege und Prozesse des Shops zuverlässig ab – doch die eigentliche Buchhaltung findet in der Regel in anderen Systemen statt. Die Wahl der passenden Software entscheidet darüber,
* wie effizient Ihre Buchhaltung läuft,
* wie viele manuelle Tätigkeiten entfallen,
* wie sauber Ihre Daten aus der JTL Wawi exportiert werden,
* wie gut Ihr Steuerberater mitarbeiten kann
* und wie gut Sie für Wachstum und Internationalisierung aufgestellt sind.
* Wie nervös man bei einer Stuerprüfung ist
Die Erfahrung zeigt: Viele Herausforderungen in der E-Commerce-Buchhaltung entstehen nicht durch Fehler in der JTL Wawi, sondern durch ungeeignete Buchhaltung Software, unklare Verantwortlichkeiten oder falsche Erwartungen an die Shop Automatisierung . Am Ende des Tages zählen richtige Entscheidungen.
Teil 2 gibt Ihnen daher die Kriterien an die Hand, mit denen Sie fundiert entscheiden können, welche Lösung wirklich zu Ihnen passt.
2. Kriterien für die Auswahl von Tools und Dienstleistern
2.1 Eigener Anspruch & gewünschter Automatisierungsgrad
Die Entscheidung für eine bestimmte Buchhaltungslösung beginnt nicht mit technischen Daten, sondern mit einer strategischen Überlegung. Es geht um die Frage, welche Erwartungen Sie selbst an Ihre Finanzbuchhaltung haben. Manche Unternehmen wünschen sich, dass möglichst viele Abläufe automatisiert werden und das JTL System im Hintergrund „einfach läuft“. Andere legen größeren Wert auf Kontroll- und Auswertungsmöglichkeiten, weil sie jeden Monat tief in die Zahlen und Rechnungen eintauchen möchten. Beide Ansätze sind legitim, doch nicht jedes Tool unterstützt jede Philosophie gleichermaßen.
Wer ein sehr hohes Transaktionsvolumen hat, benötigt in der Regel von höheren Automatisierungsgrad, da händische Prozesse hier schnell an Grenzen stoßen. Unternehmen mit komplexen oder individuellen Abläufen arbeiten dagegen häufig besser mit flexibleren Systemen, die manuell steuerbare Schritte zulassen. Bevor überhaupt ein Blick auf die verfügbaren Softwarelösungen fällt, sollte daher klar sein, wie viel Automatisierung gewünscht ist und wie viel Kontrolle notwendig bleibt. Die Grundlegende Frage bleibt ebenso: Welche Ziele haben Sie überhaupt - und wie kann, runtergebrochen auf die Finanzbuchhaltung, eine Software dabei helfen?
2.2 Aufgabenteilung: Wer macht was?
Ein wesentlicher Punkt, der in der Praxis immer wieder zu Schwierigkeiten führt, ist die fehlende Klarheit darüber, wer in der Buchhaltung welche Aufgaben übernimmt. Der Unternehmer bleibt jederzeit letztverantwortlich, ganz unabhängig davon, wie viele Systeme und Dienstleister eingebunden sind. Der Steuerberater übernimmt die steuerliche Bewertung & Beratung, die Kontierung und die Erstellung der notwendigen Meldungen. Der JTL-Servicepartner ist hingegen meist der erste technische Ansprechpartner, wenn es um die Einrichtung der Schnittstellen, die Funktionsweise von Exporten oder Prozessoptimierungen geht. Der Softwarehersteller wiederum trägt die Verantwortung dafür, dass gesetzliche Änderungen zeitnah im System abgebildet werden und dass die Software stabil und verfügbar bleibt.
Fehlt die Abstimmung zwischen diesen Rollen, entstehen schnell Fehler, die nicht nur einzelne Buchungen, sondern ganze Datenströme betreffen können – und das oft über Ländergrenzen hinweg. Ein nicht dokumentierter Prozess, eine falsch gepflegte Einstellung oder eine Änderung in einem Marktplatzkonto kann zu Fehlerketten führen, die erst Monate später sichtbar werden und sich dann nur mit großem Aufwand korrigieren lassen. Klare Verantwortlichkeiten sind daher keine Formalität, sondern elementarer Bestandteil eines stabilen Buchhaltungssystems.
2.3 Technische Anforderungen und Verantwortlichkeiten
Nicht jede Software passt zu jedem Unternehmen, denn sowohl technische Infrastruktur als auch Systemlandschaften unterscheiden sich teils erheblich. Zunächst sollte geklärt werden, wo die Daten liegen sollen – lokal auf eigenen Servern oder in der Cloud. Ebenso wichtig ist die Frage, welche Systeme miteinander verbunden werden müssen und welche Rolle JTL dabei einnimmt. In vielen Fällen ist JTL das Quellsystem, während DATEV oder ein anderes Buchhaltungsprogramm das Zielsystem darstellt.
Auch die Art der Schnittstelle ist entscheidend: Für einige Unternehmen reicht ein klassischer DATEV-Export vollkommen aus, während andere auf API-basierte Lösungen angewiesen sind, um hohe Datenmengen zuverlässig zu übertragen. Darüber hinaus muss geklärt werden, wer Exporte und Importe prüft und wie Fehler identifiziert und behoben werden sollen. Auch die Dokumentation von Fehlern gehört in diesen Bereich. Ebenso wichtig ist die Kommunikation zwischen allen Beteiligten – Händler, Steuerberater, Dienstleister und Softwarehersteller müssen barrierefrei miteinander sprechen können, damit kein „Stille-Post-Effekt“ entsteht.
Gerade im E-Commerce entscheidet die technische Architektur über die Stabilität, Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit der Buchhaltung. Ein System, das technisch nicht zum Unternehmen passt, verursacht langfristig mehr Aufwand als Nutzen.
2.4 Kompetenzanforderungen im JTL-Umfeld
Ein weiterer häufig unterschätzter Punkt ist die notwendige Kompetenz im Umgang mit JTL und den Besonderheiten des E-Commerce. Nicht jede Steuerkanzlei hat Erfahrung mit Marktplätzen, Zahlungsdienstleistern oder den steuerlichen Herausforderungen internationaler Umsätze. Das ist nicht ungewöhnlich, denn das E-Commerce-Umfeld ist dynamisch, komplex und sehr spezifisch. Entscheidend ist, offen mit diesem Punkt umzugehen.
Falls beim Steuerberater noch wenig Erfahrung vorhanden ist, kann die richtige Software vieles abfedern – vorausgesetzt, es besteht Lernbereitschaft und eine klare Zusammenarbeit. Ebenso darf ein Händler nicht davon ausgehen, dass Software „automatisch alles richtig macht“. Selbst die besten Systeme benötigen gepflegte Stammdaten, klare Prozessdefinitionen und ein grundlegendes Verständnis dafür, wie Buchungslogiken funktionieren. Automatisierung ersetzt Wissen nicht, sie verstärkt es. Fehlen Grundlagen, verstärken automatisierte Systeme lediglich die Fehler.
2.5 Geschäftsziele & Zukunftspläne
Die Auswahl eines Buchhaltungssystems sollte nicht nur den aktuellen Zustand eines Unternehmens abbilden, sondern vor allem die strategische Ausrichtung berücksichtigen. Ein Händler, der Internationalisierung plant, sollte bereits heute mit Tools arbeiten, die Auslandsumsätze sauber verarbeiten können. Unternehmen, die stark wachsen oder neue Verkaufskanäle erschließen wollen, benötigen Lösungen, die skalieren und nicht nach wenigen Monaten an ihre Grenzen stoßen.
Ein häufiger Fehler in der Praxis ist es, eine Software ausschließlich auf Basis der aktuellen Geschäftssituation auszuwählen. Ein Jahr später ist das Unternehmen gewachsen, die Lösung stößt an Kapazitätsgrenzen oder wird aufgrund steigender Nacharbeit zu teuer. Die Folge sind kostspielige Wechsel mitten im laufenden Betrieb – und erneut eine Einrichtungsphase, die vermeidbar gewesen wäre. Die richtige Software ist daher nicht nur für das Heute, sondern vor allem für das Morgen gewählt.
2.6 Lösungen für DATEV-Schnittstellen
Der Übergang aus der JTL-Wawi in die Buchhaltungswelt – typischerweise vertreten durch DATEV – ist ein zentrales Element der Finanzbuchhaltung. Hier existieren grundsätzlich zwei Kategorien von Schnittstellen. Der klassische DATEV-Export über CSV-Dateien stellt die einfachste Form dar. Er funktioniert zuverlässig, ist aber mit vergleichsweise viel Nacharbeit beim Steuerberater verbunden und eignet sich daher eher für Unternehmen mit geringem Transaktionsvolumen oder überschaubarer Prozesskomplexität.
API-basierte Lösungen bieten eine direkte Verbindung zwischen den Systemen. Sie übertragen Daten automatisiert und ermöglichen eine höhere Datenqualität, da Fehlerstellen klar identifizierbar sind. Für Unternehmen mit hohem Datenaufkommen ist diese Variante oft die stabilste und effizienteste.
Ein weiterer entscheidender Aspekt ist der Datenschutz. Sobald personenbezogene Daten übertragen werden, greifen gesetzliche Bestimmungen. Die Übertragung muss verschlüsselt erfolgen, Dienstleister müssen DSGVO- konform arbeiten und Auftragsverarbeitungsverträge sind verpflichtend. Ein einfaches Beispiel: Wird ein DATEV-Export an den Steuerberater gemailt, der personenbezogene Daten wie Name und Adresse eines Kunden enthält, muss diese Datei verschlüsselt sein. Geschieht dies nicht, liegt ein Datenschutzverstoß vor, für den der Unternehmer haftet – nicht der Steuerberater.
2.7 Pro & Contra Cloudlösungen
Lokale Softwarelösungen, wie etwa JERA, bieten volle Kontrolle über die Datenhaltung, da sie direkt auf dem eigenen Server oder Arbeitsplatz installiert werden. Dies schafft ein hohes Maß an Transparenz und Unabhängigkeit von Cloud-Diensten, erfordert jedoch auch eine stabile technische Infrastruktur sowie manuelle Pflege und Updates.
Cloud-Lösungen wie Taxdoo oder CountX verfolgen einen anderen Ansatz. Sie automatisieren viele Prozesse und nehmen Händlern sowie Steuerberatern technischen Aufwand ab. Gleichzeitig stellen sie regelmäßige Updates und Skalierbarkeit sicher. Allerdings bewegen sich diese Systeme im Spannungsfeld zwischen Datenschutzanforderungen und Abhängigkeit vom Anbieter. Wer sich für eine Cloud-Lösung entscheidet, sollte sich bewusst sein, dass Daten das Unternehmen verlassen und im Rahmen der DSGVO kontinuierlich geschützt werden müssen.
2.8 Kostenmodelle richtig verstehen - Lizenzierung
Die Kostenstrukturen im Bereich der Buchhaltungstools unterscheiden sich teils erheblich. Manche Anbieter rechnen pro Beleg ab, andere bieten Volumen- oder Transaktionspakete an, wieder andere arbeiten mit festen monatlichen Grundgebühren oder modularen Erweiterungen. Auch Jahrespakete, Rabatte oder Kombinationsmodelle kommen vor und erschweren häufig den direkten Vergleich.
Besondere Aufmerksamkeit verdient die Unterscheidung zwischen Auftrag und Rechnung, da verschiedene Tools hier unterschiedliche Zählweisen verwenden. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Saisonalität. Viele Händler verzeichnen im Weihnachtsgeschäft oder zu besonderen Verkaufsaktionen ein Vielfaches ihres normalen Transaktionsvolumens. Dies kann die Kostenstruktur erheblich beeinflussen, wenn das gewählte Preismodell nicht darauf ausgelegt ist.
Zudem sollten übliche Software-Lock-in-Effekte berücksichtigt werden. Je stärker ein Unternehmen von einem Tool abhängig wird, desto teurer und aufwendiger wird ein späterer Wechsel. Daher gilt: Bereits beim Onboarding sollte das Offboarding mitgedacht werden. Preisgarantien oder feste Zusicherungen können dabei helfen, langfristig kalkulierbar zu bleiben.
2.9 Fallstricke bei der Auswahl
Viele Probleme, die in der täglichen Praxis auftreten, lassen sich auf eine unüberlegte Tool-Auswahl zurückführen. Preisänderungen überraschen Händler oft genauso wie Abkündigungen einzelner Funktionen, etwa des DATEV- Rechnungsdatenservice 2.0 in JTL. Ebenso führt die mangelnde Klärung von Verantwortlichkeiten schnell dazu, dass Fehler übersehen werden oder niemand weiß, wer eine Korrektur vorzunehmen hat.
Übertriebene Erwartungen an Automatisierung sind ein weiterer häufiger Stolperstein. Selbst die beste Software kann nicht alle Feinheiten des E-Commerce vollständig erfassen, wenn die Grundlagen – Stammdaten, Prozesse, Steuerlogik – nicht stimmen. Unterschiedliche Interpretationen von Abläufen, etwa bei der Anlage von Rechnungskorrekturen, verstärken dieses Problem zusätzlich. Besonders gravierend sind Fehler durch saldiertes Buchen. Obwohl es verlockend erscheinen mag, Buchungen zusammenzufassen, widerspricht dies dem Grundsatz „ein Beleg – ein Buchungssatz“ und führt regelmäßig zu schwerwiegenden Fehlerketten.
Das richtige Software-Tool kann all diese Probleme verhindern oder zumindest abfedern – aber nur dann, wenn die Prozesse im Unternehmen klar definiert und sauber umgesetzt sind.
2.10 Zusammenfassung & Empfehlung
Die Wahl der passenden Software für die Finanzbuchhaltung ist einer der entscheidenden Bausteine für ein stabiles, transparentes und zukunftsfähiges Arbeiten im E-Commerce. Klare Ziele, saubere Verantwortlichkeiten, eine realistische Einschätzung des Automatisierungsgrads und eine technische Lösung, die zu Ihren Geschäftsmodellen passt, bilden das Fundament einer guten Entscheidung.
Ebenso wichtig ist ein Blick in die Zukunft: Die Buchhaltungslösung muss nicht nur heute funktionieren, sondern auch morgen – bei größerem Volumen, zusätzlichen Märkten und komplexeren Anforderungen. Mit einer vorausschauenden Auswahl lassen sich spätere Wechsel vermeiden, die oft teuer und zeitaufwendig sind.
Wir unterstützen Sie gerne bei der Analyse Ihres Bedarfs und geben konkrete Empfehlungen für Tools und Prozesse, die zu Ihrem Unternehmen passen. Nutzen Sie dafür gerne unser unverbindliches und kostenfreies Erstgespräch – gemeinsam schaffen wir die Grundlage für eine Finanzbuchhaltung, die nicht nur korrekt, sondern auch effizient und zukunftssicher ist.