3.1 Regelmäßige Routinen & Plausibilitätsprüfungen
Eine funktionierende Buchhaltung entsteht nicht durch punktuelle Kontrolle, sondern durch wiederkehrende Routinen. Dazu gehören tägliche, wöchentliche und monatliche Plausibilitätsprüfungen: Stimmen Umsätze, Zahlungen, Gebühren, Retouren und Versanddaten miteinander überein? Sind alle Exporte vollständig? Wurden Einstellungen verändert? Greifen die Veränderungen wie gewünscht?
Wer systematisch prüft, vermeidet skalierende Fehler und spart langfristig enormen Aufwand.
3.2 Häufige Fehler und Lösungsansätze
Zu den häufigsten Fehlern gehören fehlende Abstimmung zwischen Händler und Steuerberater, unklare Verantwortlichkeiten und nicht dokumentierte Prozesse. Besonders gefährlich ist das saldierte Buchen, bei dem mehrere Belege zusammengefasst werden — ein klarer Verstoß gegen den Grundsatz „ein Beleg = ein Buchungssatz“.
Auch technische Fehler sind häufig: falsch gepflegte Artikelstammdaten, unangekündigte Änderungen in Marktplatzcontrolling-Accounts oder falsch angebundene Zahlungsdienstleister führen regelmäßig zu großen Problemen.
3.3 Übergabe an den Steuerberater
Ein stabiler Prozess umfasst auch eine klare und vorbereitete Übergabe an den Steuerberater. Exporte müssen geprüft, Belege vollständig übergeben und offene Fragen dokumentiert sein. Viele Fehler entstehen, weil Exporte ohne Vorprüfung eingespielt werden oder weil Prozesse Belege fehlen, die im System zwar sichtbar, aber nicht angegangen werden. Typisch sind hier Kunden-Gutschriften die zwar über PayPal getätigt werden, aber nicht seitens der JTL-Warenwirtschaft mit einem entsprechenden Gutschrift-Beleg versehen werden. Somit fehlt der Beleg zur Zahlung.
3.4 Prozessoptimierung & Automatisierung
Automatisierung ist ein wertvolles Werkzeug, aber nur, wenn die Basis stimmt. Tools für Zahlungsabgleiche, Gebührenverarbeitung oder DATEV-Schnittstellen können Prozesse enorm beschleunigen und Fehler reduzieren. Doch sie ersetzen keine Dokumentation, keine Kontrolle und kein Verständnis für die Abläufe.
3.5 Verfahrensdokumentation
Für die GoBD ist eine saubere Verfahrensdokumentation Pflicht. Sie beschreibt Systeme, Abläufe, Verantwortlichkeiten und Datenflüsse. Eine gute Dokumentation schützt nicht nur im Falle einer Betriebsprüfung, sondern sorgt intern für Klarheit und Konsistenz.